Naar de webshop

Een vrouw zit aan een vergadertafel te luisteren naar een man die iets presenteert op een scherm.

Presentatietechniek: leren om goed te presenteren

Inhoud:

De meeste mensen hebben op school al presentaties moeten houden. Afhankelijk van hun richting moeten ze dat hun hele opleiding lang doen en voor velen horen presentaties ook bij het dagelijkse leven op kantoor. Presentaties maken vele mensen zenuwachtig. Het is immers niet gemakkelijk om voor meerdere mensen een presentatie te houden, die in het beste geval boeiend, informatief en doordacht is. Met de onderstaande tips en tricks kunt u zich efficiënt voorbereiden, op de dag van presentatie zelfzeker overkomen, succesvol presenteren en het publiek overtuigen.


De goede voorbereiding

Alles begint met een ideale voorbereiding van de presentatie, zodat u op de dag zelf niet voor verrassingen komt te staan en u gewapend bent tegen elke situatie. Want hoewel het soms lijkt alsof sommige mensen geboren zijn om te presenteren, ligt het geheim echter in de optimale en nauwgezette voorbereiding. Goed presenteren kunt u leren!
Bij de voorbereiding moet u enkele stappen doorlopen. Centraal staat natuurlijk de inhoudelijke voorbereiding, maar voor een goede presentatie is alles wat er voor de rest bij komt kijken minstens even belangrijk. Als u de aandacht van het publiek niet naar u toe kunt trekken en vasthouden, dan baat ook de beste inhoudelijke voorbereiding niets. De voordelen van georganiseerd te werk gaan beperken zich niet tot de context van een presentatie. Lees ons artikel over zelforganisatie op kantoor.


Belangrijkste punten bepalen


Het belangrijkste eerst: de inhoudelijke voorbereiding van het onderwerp en de lengte van de presentatie vormen de basis van elke presentatie. Daarbij moet u al de mensen voor wie de presentatie bestemd is in het achterhoofd houden, dat wil zeggen de doelgroep definiëren. Aan die groep moet u zowel de behandeling van het onderwerp als de woordkeuze aanpassen. Bovendien is het belangrijk om te weten welk doel de presentatie nastreeft. Is ze louter informatief of moet ze begrepen worden als een inspiratiebron voor reflectie of als een werkinstructie? Moeten de mensen nadien vragen stellen, moet een discussie volgen, of beter niet? Daar moet u op voorhand aan denken, zodat u geroutineerd kunt reageren.
Het is belangrijk om gefocust te zijn op de essentie. Het concentratievermogen van de toehoorders is beperkt. Bij lange uitweidingen zullen ze afgeleid raken. Bovendien is het altijd aangeraden om moeilijke zinsconstructies en zogenaamde 'meervoudig samengestelde zinnen' te vermijden. Schriftelijk zijn ze al moeilijk om te begrijpen en mondeling is het helemaal onmogelijk om ze te volgen.

Gestructureerde opbouw

Een presentatie moet een duidelijke structuur hebben, zodat de toehoorders de informatie in gedachten kunnen verwerken en onthouden. De inleiding heeft als doel de aandacht te trekken en het onderwerp dat u gaat presenteren voor te stellen, bijvoorbeeld door een kort verhaal dat relevant is voor het onderwerp. U kunt ook beginnen met een stelling of een onderzoeksvraag, die dan op het einde van de presentatie wordt bevestigd, weerlegd of beantwoord. In het middenstuk van de presentatie kunt u verschillende punten uitwerken met een logische opbouw. De overgangen tussen de verschillende punten moeten vloeiend verlopen en gedachtesprongen moeten zoveel mogelijk worden vermeden. De presentator krijgt de functie van moderator, die het publiek moet boeien en het gevoel moet geven dat het volgende punt minstens even interessant is als het vorige.
Afhankelijk van de lengte van de presentatie kan het gebeuren dat sommige toehoorders wegdromen en niet meer luisteren naar wat u zegt. Het einde van de presentatie moet ervoor zorgen dat die mensen weer bij de les zijn. Het slot herhaal kort en precies de essentiële informatie, zodat de kernboodschappen in de hoofden van de toehoorders blijven hangen.


Documenten en notities opstellen

Vooral presentatoren met weinig ervaring zijn vaak geneigd om hun documenten en notities helemaal uit te werken en die dan tijdens de presentaties woordelijk te herhalen. Dat moet u zoveel mogelijk vermijden. Het is raadzaam om in plaats van hele zinnen enkel sleutelwoorden te noteren, zodat u niet in de verleiding komt om af te lezen en zo te veel te vergen van het publiek. Het is een goed idee om sleutelwoorden en eventueel ook afbeeldingen op kaartjes te zetten, die u tijdens de presentatie in uw handen kunt houden of kunt neerleggen. Gebruik geen volgeschreven, onoverzichtelijke A4-papieren, die ritselen telkens wanneer u een blad omdraait of weglegt.

Presentatietechniek kiezen

Het is zinvol om de presentatietechniek te kiezen in functie van de soort presentatie en de grootte van het publiek. Als het gaat om een puur informatieve presentatie met veel getallen, data en feiten, is het zeker aangeraden om voor ondersteuning met beelden te zorgen via een programma als PowerPoint. Is het een interactieve presentatie met een workshopgedeelte, brainstorming bijvoorbeeld, dan is het slim om een flipchart te gebruiken, waarop u de input van het publiek onmiddellijk kunt noteren. In principe geldt: of u nu kiest voor een PowerPoint, flipchart, prikbord of whiteboard, minstens één medium gebruiken vormt een meerwaarde voor de presentatie.
Als uw presentatie plaatsvindt in het kader van een vergadering waarbij u moet zitten, dan is PowerPoint de bruikbaarste presentatietechniek. Overweeg het gebruik van een laserpointer, aangezien u al zittend slechts beperkt kunt gebaren maken. Ons artikel over succesvolle technieken en methodes voor vergaderingen biedt u nog meer interessante tips en tricks.

Een klassieker waarmee u moet opletten: PowerPoint-slides

PowerPoint en soortgelijke presentatieprogramma's in combinatie met laptop of pc en projector zijn de echte klassieker onder de presentatiemedia. Dat PowerPoint een praktisch medium is voor presentaties, spreekt voor zich. Wel moet u op enkele zaken letten om uw PowerPoint-presentatie goed te laten verlopen. We hebben immers allemaal al weleens een presentatie met verschrikkelijke PowerPoint-slides bijgewoond.
Hier enkele basistips voor een geslaagde PowerPoint-presentatie:

  • Gebruik indien mogelijk geen standaardsjablonen. Bedrijfslogo, paginanummers, datum en plaats zijn voor uw publiek niet altijd relevant.
  • Integreer video's, animaties en geluidsopnames. Dat geeft uw voordracht een zekere dynamiek en zorgt voor afwisseling, zeker bij langere presentaties.
  • Gebruik geen zinnen die uw volledig afleest!
  • Houd de informatie op de aparte slides kort, krachtig en goed leesbaar. Geef liever een presentatie met meer slides dan met grote hoeveelheden informatie en woorden op één slide.


Flipchart, whiteboard, overheadprojector: interactie tijdens de presentatie

Afhankelijk van de ruimte heeft u meestal minstens een van die opties ter beschikking. Het grote voordeel van deze media: Ze trekken de aandacht van de toehoorders naar zich toe, omdat er iets actiefs gebeurt, misschien zelfs op basis van opmerkingen uit het publiek. Elk van deze media biedt een reeks voor- en nadelen.
Op flipcharts kunnen tijdens de presentatie perfect notities gemaakt worden, wat zorgt voor een zekere spontaniteit en dynamiek. Wat u opgeschreven heeft, kan u weliswaar niet meer uitwissen, maar u heeft wel de mogelijkheid om terug te bladeren naar vorige ideeën en aantekeningen. Bovendien kunnen vellen afgescheurd en zichtbaar aan de muur opgehangen worden.
Whiteboards vervangen steeds vaker het gewone bord. Precies zoals bij een bord kunt u er snel notities en aantekeningen op uitwissen en er nieuwe opschrijven, maar er zijn nog kenmerken die whiteboards praktisch maken. Zo kunt u met magneten of posterstrips werkbladen, posters en dergelijke ophangen en kunt u kleurrijke stiften gebruiken en nauwkeurigere tekeningen maken dan met krijt.
Zowel voor flipcharts als whiteboards moet u weten dat ze door hun afmetingen vooral geschikt zijn voor presentaties en voordrachten in kleine groepen met maximaal 30 deelnemers.
Een overheadprojector gebruiken heeft twee grote voordelen: ten eerste is de projectie ook voor een groter aantal toehoorders zichtbaar en ten tweede hoeft de presentator niet met zijn rug naar het publiek te staan, wanneer hij aantekeningen maakt, zodat hij beter in contact blijft met zijn toehoorders.

Het publiek actief betrekken

Als u het jaarbudget moet presenteren, zult u deze methode misschien moeilijk kunnen toepassen. Heeft u presentatie daarentegen een zeker potentieel om de anderen te laten meedoen, dan bestaan er technieken die het publiek intensief betrekken, tot denken aanzetten en de aandacht verscherpen. Zo kunt u bijvoorbeeld een prikbord gebruiken: het publiek wordt gevraagd om gedachten, ideeën en voorstellen op kaartjes te noteren, die dan probleemloos op het prikbord kunnen worden bevestigd en worden gegroepeerd naar wens. Natuurlijk kan hetzelfde concept ook met een whiteboard en magneten of plakfolie worden toegepast.

Technieken combineren zorgt voor succes

Verschillende media combineren in een presentatie is een erg goed idee. Zo kan een PowerPoint wat luchtiger gemaakt worden door de virtuele slides te combineren met een flipchart of whiteboard. Door te variëren houdt u de aandacht van het publiek vast en kan het voor persoonlijke inbreng zorgen.

Presentatie zonder PowerPoint of flipchart, gaat dat?

Als het door de ruimte, de techniek of om andere redenen niet mogelijk is om een PowerPoint of flipcharts ter ondersteuning te gebruiken, dan kunt u uw presentatie natuurlijk ook zonder die media houden. In dat geval moet u echter heel voorzichtig omspringen met de complexiteit en de lengte. Goed gestructureerde, eenvoudige zinnen, plastische taal en concretisering door verhalen zijn heel belangrijk, zodat het publiek de presentatie kan volgen zonder visuele ondersteuning. Bovendien is het aangeraden om zulke presentaties te beperken tot maximaal 30 minuten.

Hand-outs: vloek of zegen?

U moet goed afwegen of het zinvol is om hand-outs uit te delen of niet. Enerzijds is het fijn om het publiek een samenvatting van de belangrijkste punten in de presentatie te geven, anderzijds kan een hand-out die op het verkeerde moment wordt uitgedeeld tot minder aandacht leiden. Als u hand-outs uitdeelt, moet u daarom vooraf goed nadenken over de volgende punten: welke informatie moet mijn hand-out bevatten? Is het een samenvatting van mijn presentatie? Is het een inspiratiebron om verder te reflecteren over het onderwerp? Staat er een oefening op die tijdens de presentatie moet gemaakt worden? Wanneer deel ik mijn hand-out uit? Ondersteunt het mijn presentatie of zorgt het voor afleiding?

Oefenen, oefenen, oefenen

De presentatie is afgewerkt, de documenten liggen klaar, u heeft uw outfit uitgekozen. Dan is het nu tijd om te oefenen. Hoe beter u uw presentatie kent, des te minder kunnen onverwachte gebeurtenissen u van uw stuk brengen. U moet uw presentatie zo vaak mogelijk luidop houden en indien mogelijk met een publiek instuderen, dat kan uw partner, maar ook uw hond of uw spiegelbeeld zijn. Nadat u enkele keren alles luidop heeft opgezegd, ontwikkelt u een routine, die voor uw eigenlijke presentatie goud waard is. Als u uw presentatie kan houden zonder te kijken naar de slides, notities of andere documenten, dan bent u voldoende voorbereid. Het is natuurlijk niet de bedoeling om de hele presentatie vanbuiten te leren. Voldoende voorbereiding en veel oefening zorgen er wel voor dat u zich op uw gemak voelt en uzelf zelfverzekerd toont ten opzichte van het publiek. En net dat is het geheim van een succesvolle presentatie: als u zelfverzekerd en overtuigend spreekt, zal het publiek geboeid zijn, ook al maakt u hier en daar een foutje.
Tip: oefen voor u naar bed gaat, want het menselijke brein verwerkt tijdens de slaap de impulsen die het in de loop van de dag heeft gekregen.

De dag van de presentatie

De voorbereiding is optimaal verlopen en u weet wat u aan wie presenteert en waarmee. Nu komt het erop aan om uw vooraf gemaakte plannen in de praktijk om te zetten. Afhankelijk van hoe geroutineerd u bent in presentaties, begint zo'n dag al bij het ontbijt (hier enkele voedingstips voor op kantoor) en de keuze van uw outfit 's ochtends (u moet zich goed in uw vel voelen!) en eindigt die met de vragenronde van de toehoorders.
Zodra u op de locatie van de presentatie aankomt, doorloopt u de volgende punten:

  • Als u heeft gekozen voor een elektronisch presentatiemedium, test dan zeker tijdig voor het begin van de presentatie of het werkt, zodat u eventuele technische problemen rustig kunt oplossen. In het beste geval brengt u een tweede tablet of laptop mee om een alternatief te hebben als de technologie het laat afweten.
  • Als het uw eigen laptop is, sluit dan alle achtergrondprogramma's af om eventuele pop-ups en storende meldingen te vermijden.
  • Als u flipcharts, whiteboards en dergelijke gebruikt, controleer dan of het nodige schrijfmateriaal aanwezig is, of de hoogte juist is ingesteld en of het medium op de goede plaats in de ruimte werd gezet.
  • Als u door een microfoon spreekt, test dan of die werkt en hard genoeg staat.
  • Als u uw presentatie zittend geeft, let er dan op om een strategische plaats te kiezen, van waaruit u zowel uw publiek als de projectie van eventuele presentatieslides kunt zien.


Waarop let ik bij presentaties?

Hoewel het natuurlijk zinvol is om vooraf na te denken over hoe u uw presentatie vormgeeft en waarop u let bij het presenteren, is het belangrijk om tijdens de presentatie zeker ontspannen te blijven en om u niet overmatig te focussen op gebaren, mimiek, de positie van uw handen en dergelijke. Anders komt u niet authentiek over en gaat bovendien de focus op de essentie verloren, namelijk de informatie en de boodschap.
Daarom luidt de belangrijkste regel: wees authentiek. Als u niet het type bent dat veel gebaren maakt en voortdurend glimlacht, dan forceert u dat beter ook niet tijdens uw presentatie, want het publiek zal dat waarschijnlijk onmiddellijk merken. U kunt wel enkele belangrijke punten in het achterhoofd houden en daarop letten tijdens de presentatie.
Tip: ban de twijfel over wat mensen van u denken meteen uit uw hoofd. Doorgaans let het publiek namelijk vooral op u, wanneer u iets interessants te zeggen heeft.

  • Oogcontact Oogcontact is belangrijk om verbonden te blijven met het publiek. Verstop u niet achter uw documenten en kijk niet voortdurend naar uw notities, want dan zal u al snel de aandacht van uw toehoorders kwijt zijn. Het is echter ook niet de bedoeling om de mensen aan te staren, aangezien dat voor de meesten al na enkele ogenblikken onaangenaam aanvoelt. Laat uw blik door het publiek glijden, zoek contact op en, heel belangrijk, stoor u er niet aan dat enkele van de toehoorders waarschijnlijk met zichzelf bezig zijn.

  • Gedrag en stemgebruik: Zoals reeds vermeld is het erg belangrijk om authentiek over te komen. Of u nu zit of staat: het publiek zal ingestudeerd gedrag opmerken, eventueel als storend ervaren. Bovendien leidt het af van het eigenlijke doel van de presentatie. Toch zijn er enkele punten waarop u kunt letten. Als u bijvoorbeeld de neiging heeft om tijdens het presenteren overmatig te bewegen, te ijsberen, wilde handgebaren te maken of iets dergelijks, dan kunt u in de oefenfase al bewust nadenken over hoe u die drang om te bewegen tijdens de presentatie kunt intomen. Zo kunt u eventueel overmatige handbewegingen verhinderen door iets in uw handen te houden, zoals een balpen of een notitiekaartje, of door u aan het podium vast te houden. Probeer niet om uw natuurlijke gebaren en mimiek al te sterk te onderdrukken, want dan zou u tijdens uw presentatie voortdurend nadenken over waar u uw handen houdt, hoeveel u beweegt, of en wanneer u glimlacht en ga zo maar door. In dat geval zou u het wezenlijke, namelijk uw presentatie, uit het oog verliezen. Sta of zit rechtop om ook optisch zelfzekerheid uit te stralen. Lichaamshouding heeft een grote invloed op hoe u wordt waargenomen.
    De menselijke stem is een machtig instrument dat kan ingezet worden om het publiek te boeien. De stem straalt zelfzekerheid uit. Door gerichte voorbereiding kunt u vermijden dat u, vooral in het begin van uw presentatie, beverig overkomt. Een diepe stem komt in principe aangenamer over bij de toehoorders. Bij opwinding krijgt u een hogere stem. Als u een iets hogere stem heeft, is het des te belangrijker om die bewust wat dieper te maken. Maar ook hier geldt: forceer niets, anders nemen mensen u niet ernstig. Maak bovendien gericht gebruik van het volume van uw stem. Als het publiek onrustig wordt en begint te fluisteren, spreek dan zachter. U zult zien dat de mensen reageren.


  • Spreeksnelheid en pauzes: Niet alleen uw stem, maar ook de manier waarop u spreekt heeft een heel grote impact op de indruk die u maakt. Hoe complexer het onderwerp en hoe meer informatie de presentatie bevat, des te langzamer en bedachtzaam u moet spreken. U moet uw publiek de kans geven om te verwerken wat u verteld heeft voor u naar het volgende punt overgaat. Zenuwachtigheid leidt er vaak toe dat u een stuk sneller gaat spreken. Daarom moet u daar bewust over nadenken en beseffen dat een onderwerp waarmee u zelf vertrouwd bent voor iemand anders helemaal nieuw kan zijn.
    Ook strategische stiltes zorgen ervoor dat het publiek de presentatie gemakkelijker begrijpt. Gun uw publiek de tijd om na te denken en de PowerPointslide of eventuele andere notities, afbeeldingen en dergelijke te bekijken. Pauzes kunnen bovendien gebruikt worden om wat u net gezegd heeft meer gewicht te geven.

Vragen tussendoor

Hoe u met vragen tussendoor omgaat, moet u al weten voor de presentatie van start gaat. U moet in feite beslissen of vragen tussendoor gewenst zijn of niet. Als dat niet het geval is, kunt u aan het begin vriendelijk erop wijzen dat vragen pas na de presentatie of aan het einde van een sectie worden beantwoord. Vooral voor wie nog niet zoveel gepresenteerd heeft, kunnen vragen tussendoor ervoor zorgen dat de presentatie minder samenhangend wordt, wanneer de persoon in kwestie met een nieuwe en onvoorziene situatie wordt geconfronteerd.

Hoe begin ik mijn presentatie?

De inleiding van de presentatie is het essentiële deel. Het publiek moet van meet af aan mee zijn. Als u de aandacht verloren heeft, is het heel lastig om die weer op te eisen. Daarom vermijdt u beter inleidende zinnen als: "Hallo, mijn naam is XY, ik ben verantwoordelijk voor dit en dat en ik ga vandaag over dit onderwerp praten." Bedenk iets wat het publiek zou kunnen interesseren. Start uw presentatie met een verhaal, een anekdote, een interessante casus en maak het begin van uw presentatie op die manier levendig en boeiend. Ook heel effectief zijn pauzes voor u begint. Wacht een paar seconden, trek de aandacht van de toehoorders naar u toe en begin dan pas te spreken.

Hoe boei ik mijn publiek?

'Gebruik bij lastige abstracte begrippen vooral duidelijke taal. Als het bijvoorbeeld gaat over het milieu, kunt u het woord 'groen' gebruiken. Het menselijke brein kan complexe termen zo beter verwerken en onthouden. Hoe meer van zulke beelden in een presentatie voorkomen, des te beter kan het publiek volgen wat er verteld wordt. Daarom kiest u het beste voor een levendige verhalen en metaforen. En heel belangrijk is: blijf altijd positief. In plaats van bijvoorbeeld erop te wijzen wat er fout is gelopen, is het beter om te focussen op wat er goed gegaan is. Let erop dat u zich duidelijk uitdrukt en vermijd clichés, die bij het publiek ongewenste associaties en in het slechtste geval desinteresse teweegbrengen.
Verhalen en persoonlijke anekdotes kunnen daarnaast uw geloofwaardigheid vergroten. Als de presentator persoonlijke ervaringen over het onderwerp deelt, dan zorgt dat er in de eerste plaats voor dat hij een ander taalgebruik hanteert, aangezien hij vertelt over iets persoonlijks en niet over iets aangeleerds. In de tweede plaats bouwt hij een relatie op met het publiek, omdat hij iets van zichzelf prijsgeeft. De toehoorders voelen mee met zijn emoties, verplaatsen zich in de situatie van de presentator en voelen een connectie. Een manier van spreken die het publiek tot empathie aanspoort, wordt als authentiek waargenomen.

Hoe eindig ik mijn presentatie?

Het einde van de presentatie moet een doel dienen: het moet een reactie teweegbrengen bij het publiek. Het slot moet blijven hangen bij de toehoorders, hen aanzetten tot denken en eventueel tot handelen. Natuurlijk hangt het einde in sterke mate af van de soort presentatie, de functie ervan en wat erop volgt. Als erna een vragen- en discussieronde komt, kunt u in het slot vragen stellen aan het publiek. Als u uw medewerkers toespreekt, dan kunt u een werkinstructie integreren. En als het om een informatieve presentatie gaat, dan is het de bedoeling dat uw slot het publiek aanzet om verder over het onderwerp na te denken.


Feedback, vragen en evaluatie

Denk al op voorhand na over wat er na uw presentatie komt. Of het nu een feedbackronde, een vragenronde of een discussie is: bereid u voor op de situatie, zodat u niet voor verrassingen komt te staan.

Sta open voor feedback, noteer de belangrijke punten en geef de andere steeds het gevoel dat zijn mening telt. U wilt immers dat de toehoorders een positieve herinnering hebben aan de presentatie. Blijf in geval van onaangename vragen of feedback rustig, constructief en beleefd. Hoe beter u voorbereid bent, des te kleiner is de kans dat u vragen krijgt waarop u niet kunt antwoorden.

Als u een vragen- en/of discussieronde houdt, dan moet u al op voorhand bedenken welke vragen eventueel gesteld kunnen worden en welke punten misschien nadere toelichting nodig hebben. Als uw stellingen in twijfel getrokken worden, is het goed om bronnen te kunnen citeren en argumenten te illustreren. In geval van een discussieronde neemt u de rol van moderator en discussieleider aan en neemt u een lijst mee met vragen en stof tot nadenken, zodat u eventueel een stil publiek aan het praten krijgt. Vermeld extra voorbeelden uit uw dagelijkse leven en probeer om zo een relatie op te bouwen en de toehoorders aan te sporen om hun ervaringen te delen.

Conclusie

Goed presenteren is niet moeilijk, tenminste als u weet hoe het moet. Het goede nieuws: goed presenteren kunt u leren. Door u optimaal voor te bereiden, de passende presentatietechnieken te kiezen en die juist toe te passen heeft u al een grote stap gezet om een geslaagde presentatie te houden. Bovendien moet u erop letten dat u duidelijk en rustig spreekt, korte en krachtige zinnen gebruikt en een persoonlijk taalgebruik hanteert. Maak het niet te theoretisch en abstract, maar bouw met verhalen, anekdotes en persoonlijke ervaringen een relatie op met het publiek. Een goede en gestructureerde voorbereiding voorkomt dat u door verrassingen van de wijs raakt en zorgt ervoor dat u zelfverzekerd overkomt. Blijf uzelf en pas u aan uw publiek aan. Zo staat er niets meer in de weg van een geslaagde presentatie.