Brainwriting 6-3-5-methode om efficiënt ideeën te verzamelen

Ideeën verzamelen in een workshop kan snel een uitdaging worden. Maar het is de moeite waard. Er is haast geen andere oefening die zo flexibel is als de 6-3-5-methode (brainwriting) om ideeën te verzamelen. In dit artikel leggen we u uit hoe het in zijn werk gaat!

Brainwriting volgens de 6-3-5-methode: wat is dat?

De getallen 6-3-5 staan voor de drie basisprincipes van de methode: zes personen ontwikkelen elk drie ideeën en herzien vijfmaal de ideeën van de andere groepsleden. Deze methode werd in 1968 ontwikkeld door de Duitse ondernemingsadviseur professor Bernd Rohrbach.

Begin de oefening met een vraagstelling. Onze workshop-mantra "Formuleer zo helder mogelijk!" is bij brainwriting 635 nog belangrijker dan bij brainstorming, want de oefening verloopt voor het grootste deel in stilte. Vragen of verduidelijkende gesprekken met andere deelnemers zijn hierbij erg storend. Een brainwriting duurt doorgaans minimaal 25 minuten.

Waarom ideeën verzamelen met de 6-3-5-methode?

Als er op de juiste manier ideeën worden verzameld via brainwriting, dan verenigt deze methode ontspanning en werk dat relevant is voor het thema. Bovendien creëert ze kennis, activeert en motiveert. De grote kracht van de 6-3-5-methode is de verhoogde motivatie om te leren, die het "fantaseren" in een groepsformatie kan stimuleren. Hiervoor moeten factoren zoals de samenstelling van de groep, de doelstelling en het algemene werkklimaat echter wel bij elkaar passen.

Brainwriting zorgt alleen voor motivatie als de deelnemers binnen de leergroep ondersteuning en waardering krijgen. Concurrentiedenken, nijd en jaloezie ondermijnen deze toestand. Zorg er dus voor dat alle deelnemers weten dat u geen individuele prestaties, maar groepsprestaties beoordeelt. Zo zal de groep zich bij het verzamelen van ideeën niet in een interne competitie storten, maar zullen de deelnemers de bijdrages van elkaar eerlijk beoordelen en in het beste geval prijzen.

Onduidelijke probleemstellingen zijn bij het verzamelen van ideeën een absolute spelbreker. Leg de deelnemers precies uit welke vraag ze moeten beantwoorden en hoe de resultaten zullen worden gepresenteerd. Is het op het eerste gezicht niet duidelijk wat brainwriting zal bijdragen aan het succes van de workshop, leg uw deelnemers dan uit wat de bedoeling precies is. Vragen uw deelnemers zich steeds af wat eigenlijk het doel van de oefening is, dan zullen ze zich maar halfslachtig met het probleem bezighouden.

Complexe thema's zijn niet geschikt voor de 6-3-5-methode. Werk liever aan moeilijke, maar rechtlijnige onderwerpen, want hier komen de sterke kanten van de ideeënverzameling naar voren: de deelnemers bedenken simpele, creatieve oplossingen en inspireren elkaar daarbij. Als het echt om een complex probleem gaat, dan kunt u het ook in meerdere kleine problemen opdelen. Houd daarbij wel rekening met de benodigde tijd.

Als u een complex probleem in zijn geheel wilt aanpakken, raden we eerder aan om een discussie te voeren. Hierbij kunnen de deelnemers namelijk op een duidelijke manier van het ene aspect van het thema naar het andere gaan, zonder dat andere deelnemers het risico lopen om de rode draad verliezen.

Verloop van de oefening

Elk van de deelnemers krijgt een werkblaadje (minimaal A4), waarop er drie kolommen en zes rijen afgebeeld zijn. De kolommen zijn aangeduid met "idee 1" tot "idee 3", de rijen met "ronde 1" tot "ronde 6".

In de eerste ronde schrijven alle deelnemers drie mogelijke oplossingen voor de vraag op hun vel papier. Geef de deelnemers hierbij maximaal vijf minuten de tijd om ideeën uit te werken en te formuleren.

Na afloop van deze tijd geven de groepsleden hun vel papier in wijzerzin door aan de volgende persoon, die de drie ideeën van hun voorganger oppakken, verfijnen, bekritiseren en van opmerkingen voorzien. Dit wordt nog vijfmaal (ronde 2 tot 6) herhaald, totdat alle vellen weer bij hun oorspronkelijke eigenaar beland zijn. Geef uw deelnemers voor de "finetune-rondes" gerust iets meer tijd dan bij de eerste ronde. Omdat de deelnemers na de eerste ronde geen volledige, eigen ideeën meer hoeven te ontwikkelen, hebben ze meestal geen vijf minuten meer nodig.

Is de laatste ronde voltooid, dan haalt u vervolgens alle resultaten op. Per groep ontstaan er 106 ideeën, opmerkingen en punten van kritiek. Bij grotere workshops is het dus raadzaam om de groepsleden intern een voorselectie te laten maken. Wat zijn de beste zes of acht ideeën die de groep heeft bedacht? Wat zijn de sterke punten en wat zijn de zwakke punten van deze ideeën, welke kritiek heeft de groep geuit op de ideeën?

De ideale groepsgrootte voor een brainwriting

Zelfs als de "ideale" groepsgrootte per scenario verschilt, is het beter om niet meer dan zes personen te betrekken bij het verzamelen van ideeën volgens de 6-3-5-methode. Bij grotere groepen kan het anders gebeuren dat deelnemers helemaal niet aan het woord komen of te lang moeten wachten om hun idee met de groep te delen.

Opdat het ook in aanzienlijk grotere groepen lukt om ideeën te verzamelen, moet de oefening langer zijn en zorgvuldig worden gecoördineerd. Anders profiteren alleen degenen van de oefening die actief en dominant betrokken zijn bij het gebeuren.

Uiteraard komt het zelden voor dat het totale aantal deelnemers van een workshop precies door zes te delen is. Daarom zullen in de meeste gevallen sommige groepen een zevende persoon moeten opnemen.

Verzameling en organisatie van ideeën

Verzamel de ideeën goed zichtbaar en houd een stemming. De ideeën met de meeste stemmen bij de deelnemers komen in de eindselectie. Deze ideeën worden met alle opmerkingen van de groep voorgelezen, worden kort in de groep besproken en worden dan met nieuwe en oude opmerkingen op een whiteboard of presentatiebord verzameld.

Met enkele beperkingen werkt brainwriting volgens de 6-3-5-methode ook met groepen van meer dan zes personen. Als groepen een zevende persoon moeten opnemen, krijgt deze een vel papier en neemt gewoon deel aan de oefening. Na de zesde ronde is deze groep echter ook klaar. Zo heeft weliswaar niet elk groepslid de mogelijkheid om alle ideeën van de andere deelnemers te bewerken, maar de ideeën kunnen nog steeds voldoende gedetailleerd worden besproken.

Variaties van de 6-3-5-methode

U kunt er natuurlijk ook meer tijd en moeite in stoppen en het verloop van de oefening flexibeler vormgeven. Een populaire variant is bijvoorbeeld om elk groepslid zijn of haar "eigen" tempo te gunnen. Iedereen die klaar is met zijn werkblaadje voordat de tijd om is, legt het in het midden en mag een ander blad pakken om aan te werken. Belangrijk is hierbij wel dat de volgorde van ronde 1 tot ronde 6 wordt nageleefd. Dat betekent dat niemand bijvoorbeeld "ronde 4" dubbel moet bewerken.

Voor sommige deelnemers kan deze oplossing bijzonder voordelig zijn, omdat het een individuele "flow" toestaat. Naargelang het karakter en de werkhouding kan de anders gebruikelijke wachttijd de creativiteit van de deelnemers belemmeren. Daarentegen kunnen langzaam en methodisch werkende deelnemers zich door deze regeling onder druk gezet en in de steek gelaten voelen. Een andere risicofactor: de kans op vragen tussendoor of interne discussies is bij deze variant aanzienlijk hoger. Het moet dus alleen worden toegepast als een creatieve, vrije sfeer uitdrukkelijk gewenst is en de groepen misschien al vertrouwd zijn met de oefening.

Voor- en nadelen

Omdat het er niet om gaat wie dominanter of luider optreedt, hebben ook verlegen deelnemers bij brainwriting een gelijke stem. Dat is dus ook een groot voordeel ten opzichte van brainstorming. De 6-3-5-methode kan als alternatief ook als aansluitende oefening voor een korte brainstorming dienen, bijvoorbeeld aan het begin van een workshop. De eerste ideeën en oplossingsvoorstellen van de brainstorming kunnen bij de brainwriting verder worden uitgewerkt.

Met de 6-3-5-methode genereren de deelnemers in zeer korte tijd veel ideeën en werken deze vervolgens verder uit. Omdat de oefening compleet in stilte verloopt en de deelnemers ook niet met elkaar spreken als ze elkaars ideeën bewerken, ontstaan er geen discussies en verloopt het werk doelgericht.

Aan de andere kant bestaat het risico dat er "denkfouten" insluipen door de ontbrekende directe input van anderen. Deelnemers kunnen hierdoor soms ideeën ontwikkelen die in de realiteit niet uitvoerbaar zijn. Als de resultaten later besproken worden, kunnen deze problemen echter effectief worden verholpen.

Dit kan je ook interesseren