Een workshop leiden – de beste tips

U kunt niet overal tegelijk zijn. Wanneer de teams zich tijdens de oefeningen door de ruimte verspreiden en hun taken in kleine groepjes uitvoeren, is het niet zo eenvoudig om altijd direct te zien welke groepen ondersteuning kunnen gebruiken. Bij groepen van 15 deelnemers of meer is het dus het beste om het moderatiewerk met een van uw collega's te delen.

Dit kunnen zeker collega's zijn die al een keynote speech gehouden hebben of op een andere manier bij de workshop betrokken zijn. De ervaring leert dat een groep van 25 deelnemers met twee moderatoren nog goed kan worden geleid, maar om meer deelnemers te kunnen begeleiden, moeten er drie moderatoren zijn.

U moet op voorhand bepalen wie van u welke oefeningen introduceert en uitlegt en wie de nabeschouwing op zich neemt en de resultaten verzamelt. Tijdens het groepswerk moeten alle moderatoren altijd rondgaan en hulp bieden of discussies modereren.

Een nauwgezet schema kan ondersteuning en een kader bieden – maar een succesvolle workshop kan alleen goed worden geleid door minder op de klok te kijken en meer aandacht te besteden aan de deelnemers. Uiteraard moet u de tijd in de gaten houden en oefeningen op tijd afronden, maar in de workshop telt de interactie met de deelnemers. Wie alleen het programma afspeelt zonder op reacties te letten en daarop in te spelen, zal niemand kunnen motiveren om vrij en creatief te werken.

Een goede workshop moet vlot verlopen. Creëer een rode draad die uw deelnemers van het ene themaveld naar het andere leidt en van oefening naar oefening. Hecht daarbij evenveel belang aan uw introducties en slotopmerkingen als aan uw werk in de oefeningen zelf.

Geef daarom niet alleen duidelijke instructies, maar leg ook altijd het 'waarom' van de opdracht uit. Wat wilt u precies met de groep uitwerken? Deze vraag maakt de eindevaluatie achteraf gemakkelijker.

Bespreek na elke oefeningen kort of het u samen gelukt is om het aanvankelijk gestelde doel te bereiken. Bent u dichter bij de oplossing van het probleem gekomen? Wat werkte wel en wat niet? En wat ontbreekt er nog, voordat u allesomvattende suggesties voor oplossingen kunt formuleren? Met deze vragen wordt de overgang naar het volgende onderwerp kinderspel als u een logisch, begrijpelijk verloop gepland heeft.

Soms zult u merken dat de deelnemers moeite hebben met een oefening of er zelfs afwijzend tegenover staan. Leg het concept en doel nogmaals uit in andere woorden en probeer de vragen van uw deelnemers zo goed mogelijk te beantwoorden. Als het dan nog niet beter gaat, kunt u in het ergste geval de opdracht verkorten en direct resultaten verzamelen. Onderbreek de opdracht echter in geen geval zonder een eindevaluatie te maken.

Workshopleiders zijn ook altijd motivatietrainers. De interesse en motivatie van uw deelnemers zijn bij de workshop uw belangrijkste bronnen. Geef de moed niet op!

De motivatiekiller #1 in de workshop is gebrek aan beweging en afwisseling. Als de deelnemers acht uur lang op dezelfde plek zitten en naar een onbeweeglijke workshopleider moeten staren, zal de motivatie onvermijdelijk verminderen.

Groepsoefeningen helpen hierbij, maar alleen als u steeds weer nieuwe groepen samenstelt en deze nieuwe groepen steeds in nieuwe situaties zet. Bij mooi weer kan het een goed idee zijn om met uw deelnemers naar buiten te gaan, als de locatie deze mogelijkheid biedt.

Ook u moet altijd in beweging blijven. Zelfs in de meest afwisselende workshop met steeds nieuwe groepsformaties en wisselende zitopstellingen zijn er momenten waarop u in het middelpunt van de aandacht staat.

Als u op deze momenten uw lichaamshouding en positie in de ruimte varieert, naar deelnemers toeloopt en soms zit, soms staat, geeft u uw deelnemers het signaal dat de workshop snel verder zal gaan en hun medewerking nog steeds gevraagd is. Zo geeft u uw deelnemers niet de kans om een "bank-gevoel" te ontwikkelen en zal niemand ontspannen achteroverleunen om zich te laten vermaken.

Bij elektronische presentaties, met name bij filmclips, kunt u het "bank-gevoel" maar moeilijk vermijden. Gebruik daarom zo weinig mogelijk elektronische hulpmiddelen en houd video- en audioclips kort en bondig.