Kanban en Scrumban voor Agile Project Management

Het voor Toyota ontwikkelde Kanban-systeem is een combinatie van een visualisatiemethode en een projectmanagement-oplossing. De naam is een neologisme uit het Japans: de vertaling voor 'Kan' is 'visualiseren' en 'Ban' staat voor 'kaarten'.

Zoals de naam al zegt, worden in het Kanban-systeem kaarten gebruikt om de taakverdeling en de projectvoortgang weer te geven. Hiervoor wordt een vlak, bijvoorbeeld een groot prikbord, in meerdere gedeeltes onderverdeeld die verschillende werktoestanden weergeven. Naargelang het project worden ten minste de statussen "Nog te voltooien", "In uitvoering" en "Voltooid" op het bord gemarkeerd. Andere gedeeltes kunnen probleemloos worden toegevoegd, zonder het Kanban-proces negatief te beïnvloeden.

De workflow van Kanban is simpel: onder "Nog te voltooien" verzamelt het team alle taken waar het de komende tijd aan moet werken. Elke opgave krijgt hierbij een eigen kaart. Zodra een medewerker met een taak begint, wordt de bijbehorende kaart naar het gedeelte "In uitvoering" verschoven. Als de medewerker de taak heeft voltooid, belandt de kaart in het gedeelte "Voltooid" en kan deze worden gecontroleerd en goedgekeurd.

Als visuele planningstool heeft Kanban het grote voordeel dat in één oogopslag te zien is waar het werk zich opstapelt. De beperkte ruimte op het Kanban-bord helpt erbij om overbelasting te voorkomen. Als een gedeelte volledig is gevuld met kaarten, moeten deze eerst afgehandeld worden, voordat het team met nieuwe taken kan beginnen. De grootte van de afzonderlijke gedeeltes moet aan de eigen vereisten worden aangepast. Teams kunnen bijvoorbeeld kiezen om een grotere "backlog" onder "Nog te voltooien" te verzamelen, terwijl ze het gedeelte "In uitvoering" compact houden. Zo kunnen ze geconcentreerd aan enkele opdrachten werken.

Anders dan bij Scrum is bij Kanban de optimalisatie een continu doorlopend proces. Medewerkers houden hun werktijden bij en bekijken hoe ze deze kunnen beperken. Suggesties voor verbeteringen worden in team besproken, in de praktijk getest en in het werkproces opgenomen als ze inderdaad de efficiëntie verhogen. Deze procedure is in veel Japanse bedrijfsculturen vast verankerd en wordt 'Kaizen' genoemd, wat kan worden vertaald als "Continu verbeteren".

Kanban voorziet niet in vaste rollen in het team. Het team moet zichzelf door overleg organiseren en taken onderling flexibel verdelen. In het ideale geval zullen ze hierdoor gedisciplineerd werken en beter communiceren in het team, maar er is wel constante interne interactie nodig. Kanban wordt daarom slechts in beperkte mate aanbevolen voor grotere teams.

De grote kracht van Kanban is de flexibiliteit van het systeem. Nieuwe, belangrijke taken kunnen direct in uitvoering gaan en optimalisatievoorstellen kunnen onmiddellijk worden gerealiseerd. De keerzijde: het systeem is minder doelgericht dan het strengere Scrum. Deadlines moeten gedisciplineerd worden nageleefd en omdat er geen Scrum master is die taken verdeelt en controleert, is de organisatorische inspanning voor elk individueel teamlid aanzienlijk hoger.

Combinaties van Kanban en Scrum, ofwel 'ScrumBan', komen steeds vaker voor. De combinatie van Scrum met bepaalde Kanban-ideeën moet het systeem flexibeler en reactiever maken. Afhankelijk van de vereisten van het team kan bijvoorbeeld elk Scrum-etappedoel op het Scrum-bord in de drie typische werkfasen van Kanban worden onderverdeeld. Hiermee kunnen afzonderlijke delen van het projectplan gedetailleerder worden weergegeven en beheerd.

Sprints worden vaak volledig geëlimineerd en vervangen door de incrementele werkplanning van Kanban. Naargelang de personeelssituatie kan het team echter ook door een Scrum Master worden geleid. Terugblikken kan ook worden geschrapt. In plaats daarvan moeten medewerkers volgens het Kaizen-principe aan de procesoptimalisatie werken en in de dagelijkse meetings gezamenlijk oplossingen zoeken voor arbeidsintensieve of problematische taken.

ScrumBan is geen vast gedefinieerde methode. Elk team kan individueel de nuttigste aspecten van Scrum en Kanban overnemen en deze vrij combineren. Net als bij ScrumButs is het aan te raden om eerst beide methodes te leren kennen en deze dan beetje bij beetje aan te passen. Zijn er meetbare verbeteringen, dan zit het team op het juiste spoor.

Elk team is uniek en elk project werpt nieuwe uitdagingen op. De perfecte allroundmethode voor agile projectmanagement bestaat niet. Maar voor elke individuele situatie is er zeker een passende oplossing. Wie bereid is om werk en tijd te investeren en kritisch naar zijn processen en tools te kijken, kan van optimalisatie naar optimalisatie steeds dichter bij deze oplossing komen.

Als vuistregel geldt: wie in een klein team werkt of bijzonder flexibel wil blijven, moet beginnen met Kanban. Grotere teams en fans van langetermijnplanningen kunnen daarentegen beter met Scrum beginnen. Zodra het team met succes een paar projecten heeft afgerond, is het mogelijk om het systeem en de tools aan te passen aan de behoeftes van het team.