Ontvangstruimte op kantoor

Voor de eerste indruk is er bijna geen enkel andere plek in het bedrijf belangrijker dan de receptie. Een lichte, aangename ruimte, hoogwaardige materialen, receptionisten en comfortabele stoelen: onder deze voorwaarden voelen de gasten zich onmiddellijk goed. Toch is het niet zo gemakkelijk om de inkomhal in te richten, wordt het vaak onderschat en wordt er op kantoor maar weinig aandacht aan geschonken. Als u tot nu toe weinig aandacht geschonken heeft aan de inkomhal en receptie in uw kantoor, dan bent u hier aan het juiste adres!

Welke indruk moet achtergelaten worden?

De inkomhal is de ruimte in het bedrijf die de kantoren van de openbare ruimte scheidt en als toegang voor externen dient. Als uithangbord speelt deze betekenisvolle plaats een belangrijke rol voor uw imago. Hier heet u tenslotte uw klanten, zakenpartners en andere bezoekers welkom met als doel hen vanaf het eerste moment een goed gevoel te geven en misschien zelfs indruk op hen te maken. Ook potentiële medewerkers die voor een sollicitatiegesprek komen moeten een gevoel krijgen hoe het is om voor u te werken. Bovendien is de huisstijl van het bedrijf terug te vinden in vele inkomhallen en geeft deze niet alleen inzicht in de bedrijfscultuur. Ook de geleefde waarden kunnen hier tot uiting komen, toch als de inrichting van de ontvangstruimte bewust gekozen is. Dat is namelijk niet altijd het geval en vaak stuit men bij de eerste ontmoeting op afstandelijke, grijze ruimtes die er allesbehalve professioneel uitzien.

Met het passende ruimteconcept benadrukt u uw dynamiek, vastberadenheid en het bedrijfssucces. De inkomsthal kan ook de creativiteit van het bedrijf uitdrukken, bijvoorbeeld bij een agentschap. Het passende inrichtingsontwerp is toch erg persoonlijk. Normaal gezien ziet de ontvangstruimte van een middelgroot familiebedrijf er anders uit dan die van een start-up of grote onderneming. Bovendien hangt het van de branche af welke elementen echt passen. De onderzoekslocatie van een toonaangevend hightechbedrijf zal waarschijnlijk meer belang hechten aan een moderne, esthetische inrichting van de ontvangstruimte. Geselecteerde eigen technologie zou ter beschikking kunnen staan als decoratieve en informatieve accenten. Een middelgroot familiebedrijf met een lange traditie kan op het gebied van interieur misschien conservatiever zijn en kiezen voor een klassieke, hoogwaardige inrichting met meer individualiteit.

Denk er dus over na welke gevoelens u bij uw bezoekers wilt opwekken door het interieur en waardoor u een goede eerste indruk kunt maken.

Welke stemming wekken de kleuren op?

Kleuren spelen een grote rol bij het effect van ruimtes en moeten altijd eerst bepaald worden, nog voor het kantoormeubilair. Door de juiste keuze te maken kunt u uw ontvangstruimte groter en hoger of kleiner en lager laten lijken. Maar wees niet te experimenteel met de kleuren. Felle wandkleuren kunnen een ruimte namelijk snel overbelasten. Richt u bijvoorbeeld op de kleuren van uw logo of huisstijl om herkend te worden. Bovendien kan het geen kwaad als u het effect van de verschillende kleuren kent:

Uiteraard vergt het wat creativiteit en een grote portie fantasie om de juiste kleuren vakkundig en harmonieus op elkaar af te stemmen. Zoek voorbeelden van geslaagde kleurencomposities die bij u passen en bij de totale ontvangstruimte op kantoor. Dit alles kan vaak naar andere bestaande ruimtes overgebracht worden.

Hoe groot moet de ontvangstruimte zijn?

Als het kantoorgebouw al ingericht is, dan kan de inkomhal qua grootte nog maar zelden gewijzigd worden. Dan moet u het best mogelijke ontwerp voor een geslaagde ruimte-indeling vinden. Als u de ontvangstruimte op kantoor nog kunt kiezen en inrichten, dan moet u rekening houden met volgende puntjes. De grootte van de inkomhal is namelijk een kwestie van imago en moet in de eerste plaats groot genoeg zijn voor het geschatte aantal personen. Het mag dus niet te krap zijn in die ruimte. Anderzijds mogen de bezoekers niet verdwalen in de wachtruimte. De volgende vragen scheppen meer duidelijkheid over de perfecte grootte van de ontvangstruimte:

Afhankelijk van de branche moet een inkomhal misschien zelfs de privacy beschermen en een gezellig hoekje bieden waar men kan wachten. Drankjes en tijdschriften zorgen voor korte en een goed gebruikte wachttijd.

Welke decoratie is geschikt in de ontvangstruimte?

Met de juiste decoratie in de ontvangstruimte zorgt u voor gerichte blikvangers die mooi en gevarieerd voor het oog zijn. Veel bedrijven gebruiken de inkomhal ook om het bedrijfslogo vakkundig onder de aandacht te brengen, bijvoorbeeld aan de wand met een passende verlichting. Dit geeft de ruimte nog meer diepgang. Gebruik schilderijen voor kale of lege wanden. Door productmonsters of informatie over de bedrijfsgeschiedenis uit te stallen, creëert u nog andere contactpunten met het bedrijf. Maar met een paar groene planten fleurt u elke ruimte op en creëert u aangename structuren. Hier vindt u meer info over gemakkelijk te onderhouden kantoorplanten.

Welke meubels zijn geschikt voor uw ontvangstruimte?

De receptiebalie vormt het middelpunt van elke inkomhal. Hier stellen bezoekers zich voor en melden ze zich aan voor hun afspraak. De nodige grootte hangt af van het soort activiteit en de duur van hun verblijf. Omdat binnenkomende personen vaak een tijdje aan de receptie staan, moet de balie altijd een erg goede indruk achterlaten. Ook raden we een modern design aan. Andere nuttige kantoormeubelen in de inkomhal: gezellig zitmeubilair of statafels bij korte wachttijden, afzetvlakken zoals bijzettafels en een garderobe.

Ontvangstruimte op kantoor inrichten: wat is er nog belangrijk?

Wees u altijd bewust van het effect van uw ontvangstruimte. Kies alleen nog maar hoogwaardige materialen voor de vloer, het meubilair en de decoratie. Deze zijn niet alleen duurzamer en verslijten niet zo snel, maar zien er voor de bezoekers erg mooi uit. De juiste kantoorverlichting mag in de inkomhal ook niet ontbreken, zoals in andere ruimtes van het bedrijf. Een ander belangrijk punt: de medewerkers in de ontvangstruimte moeten zo goed mogelijk opgeleid zijn en klantvriendelijk zijn. Zij zijn tenslotte degenen die de persoonlijke eerste indruk het meest vormen.

No-go's in de ontvangstruimte

Uw inkomhal moet er altijd perfect uitzien, zonder uitzondering! Vuile wanden, afbrokkelende, afbladderende kleuren op meubilair of krassen op de balie vallen meteen op voor bezoekers. Hecht zeker in deze ruimte erg veel belang aan de netheid. In de inkomhal kan het namelijk nodig zijn dat de ruimte vaker gepoetst moet worden door het klantenverkeer. En vergeet niet: wie wacht, heeft tijd en ziet elk stofje. Ook vervelende zichtbarrières moet u vermijden.

Conclusie: planning en concept in plaats van een warboel

De oude stoelen uit de kelder of de sofa van de derde verdieping halen omdat niemand die nog gebruikt, is niet de juiste mindset om de inkomhal in te richten. Want denk eraan: geen compromissen, maximaal effect. Nog meer inrichtingstips voor uw kantoor hebben we samengevat in de artikels over pauzeruimtes inrichten en vergaderzalen inrichten en vergaderzalen inrichten. We wensen u veel plezier met lezen!

Das könnte Sie auch interessieren