Smart office: wat is dat?

Een laptop met een geopende videoconferentie staat op een vergadertafel.

Gewijzigd op : 14.09.2023 14:44

Leestijd :

Het concept 'smart office' gaat hand in hand met snelle, digitale vooruitgang. Terwijl de meeste mensen al bekend zijn met de term 'smart home', enig idee hebben van wat het inhoudt of het thuis al hebben geïmplementeerd, is het slimme gebruik om het dagelijks leven te vergemakkelijken nu ook aangekomen in de intelligente kantoorwereld, d.w.z. het 'smart office'. Veel werknemers keren vanuit het thuiskantoor terug naar het kantoorgebouw en de eisen om productief te kunnen werken, zijn op de werkplek veranderd. Flexibiliteit met betrekking tot mensen, plaats en tijd staat op de voorgrond en is van alle kanten zeer gewenst. Intelligente netwerkvorming van technische systemen op kantoor moet het dagelijkse werk in vele opzichten vergemakkelijken, kosten besparen en tegelijkertijd de efficiëntie van de middelen verhogen. In het volgende artikel leest u in detail welke functies smart offices moeten hebben en welke uitvoeringsmaatregelen nodig zijn.

Om slimme kantoorgebouwen en werkplekken in te richten, past het bedrijf speciale technologieën toe die het welzijn van de werknemers verbeteren en hun prestaties verhogen. Het voorzien van slimme technologieën kan bovendien een positief effect hebben op de energie-efficiëntie en dus ook op het milieu. Door de technologie eenvoudig en draadloos te installeren, kan zowat elk kantoorgebouw uitgerust worden tot een smart office. Zo zou de invloed op het dagelijkse kantoorleven in het smart office eruit kunnen zien:

Digitale toegangscontrole

Vooral in en rond kantoorgebouwen draait alles om veiligheid. En zo zijn er ook slimme oplossingen voor het gebouwenbeheer en de beveiligingssystemen die de veiligheid verbeteren en het dagelijks leven gemakkelijker maken. Zo kan bijvoorbeeld de slagboom van een parkeerplaats of de toegang tot een deur digitaal bestuurd worden met behulp van gezichtsherkenning om te voorkomen dat onbevoegden binnendringen. Ook ondergrondse garages, liften en afzonderlijke ruimtes kunnen met deze methode bestuurd worden. Bovendien is het voordeel hieraan dat er minder verschillende sleutels nodig zijn.

Reservatie van de werkplek via app

Bij het concept van desk-sharing of coworking spaces helpen bijvoorbeeld verschillende apps bij de reservatie van flexibele werkplekken of vergaderruimtes. Bovendien controleert u ook het gebruik van de ruimte via geïnstalleerde sensoren. Zo kunt u op voorhand een werkplek naar keuze kiezen, bijvoorbeeld bij het raam of in een rustiger hoekje.

Navigatie in het kantoorgebouw

Is het kantoorgebouw u onbekend en kost het tijd om uw weg te vinden in het gebouw? Om verder tijd te besparen, kan een app met een gps-tracker bijvoorbeeld externe bezoekers langs de snelste route naar de gereserveerde vergaderruimte leiden. De intelligente oplossing maakt gebruik van locatiegebaseerde diensten om de kortste weg naar het toilet of de kantine te vinden.

Personaliseerbaar gebruik van de ruimtes

Bovendien is het in een smart office ook mogelijk om met behulp van slimme technologie de eerder gereserveerde werkplek individueel aan te passen aan de respectievelijke behoeften van de werknemer. Sensoren registreren het volume, de temperatuur, de vochtigheid en de luchtkwaliteit en berekenen de actuele behoefte van de kantoorruimte. Medewerkers kunnen dan met een druk op de knop in de app of eventueel via spraaksturing de zonwering, verwarming en ventilatie naar eigen voorkeur instellen. Ingebouwde lichtbeheersystemen detecteren de aanwezigheid in kantoren en schakelen automatisch in of uit. Dit heeft het voordeel dat u de elektriciteits- en verwarmingskosten kunt nagaan en, in het beste geval, snel kunt laten zakken. De intelligente besturing van in hoogte verstelbare bureautafels en bureaustoelen is ook goed voor het algemeen welzijn. Bovendien onthoudt het systeem de voorkeuren van de betrokken persoon en past zich bij het volgende bezoek aan zonder dat daarom gevraagd wordt.

Betalingsproces in de kantine

Wilt u 's middags iets gaan eten in de kantine, maar heeft u geen geld bij? Met behulp van een interne kostenplaats is het mogelijk voor werknemers om via de app te betalen.

Aanmoediging van de ergonomie

Voor de realisatie van een gezonde werkplek kan de bewegingsregistratie voor werknemers in het smart office geïntegreerd worden. Een app kan worden gebruikt om het sta- en zitgedrag te registreren en te evalueren. De bureautafel moet smart en compatibel met de app zijn. Op basis hiervan worden de werknemers eraan herinnerd om recht te staan en aangemoedigd om voldoende te bewegen. Het is mogelijk om op basis van aanbevelingen passende bewegingsdoelen te stellen om de eigen prestaties te verbeteren.

Brandbeveiliging

Naast slimme werkplekken is er ook de mogelijkheid om de techniek in de kantoorgebouwen slimmer te maken. In het kantoorgebouw worden intelligente rookmelders geïnstalleerd, zodat de werknemers zich helemaal veilig kunnen voelen op hun werkplek. In geval van rookontwikkeling waarschuwen ze automatisch de brandweer, zodat gevarenzones sneller opgespoord en afgezet kunnen worden. Bovendien krijgen reddingswerkers zonder problemen toegang tot het gebouw.

Detectie van defecten

Automatische detectie van defecten bespaart u tijdrovende inspectierondes. Eventuele gebreken worden op die manier vroegtijdig opgespoord en kunnen dienovereenkomstig snel verholpen worden.

Smart reiniging

Door sensoren aan te brengen evalueert het systeem het gebruik van kantoren, bureautafels en toiletten, zodat het schoonmaakpersoneel naar behoefte volgens een prioriteitenlijst kan werken. Op die manier kunnen reinigingsintervallen en desinfectiemaatregelen doelgericht geoptimaliseerd worden en kunnen zones die daadwerkelijk gebruikt worden met voorrang gereinigd worden.

Het gebruik van een smart office is misschien nog vrij nieuw voor sommige mensen. Hoge implementatiekosten en de kwestie van gegevensbescherming geven aanleiding tot een ongemakkelijk gevoel. Daarom is het belangrijk dat ondernemingen individueel advies inwinnen bij gecertificeerde dienstverleners. Er moet altijd rekening gehouden worden met de behoeften van de werknemers. Nieuwe techniek leidt soms tot bedenkingen en terughoudendheid bij werknemers die al jarenlang in dienst zijn. Een briefing over de systemen die nog onbekend zijn, kan onwetendheid en scepticisme voorkomen. Om alle gebruikers enthousiast te maken voor deze techniek, leggen de ontwikkelaars van de smart-office-oplossingen de nadruk op intuïtieve gebruiksvriendelijkheid.

Als het aanvankelijke scepticisme over moderne technologie eenmaal van de baan is, overheersen de voordelen van een smart office. Hoog comfort, flexibiliteit en betere arbeidsomstandigheden dragen bij tot de gezondheid van de werknemers. Een hoog niveau van veiligheid heeft ook een positief effect op hun welzijn. Bovendien wordt het hun gemakkelijker gemaakt om op verantwoorde wijze om te gaan met verschillende hulpbronnen, zodat het milieu minder belast wordt. En last but not least, de uitgevoerde maatregelen kunnen op efficiënte wijze tijd en kosten besparen. Veel bedrijven bevinden zich nog in de beginfase van de implementatie, maar we kunnen uitkijken naar wat de toekomst brengt.