Naar de webshop

Een vrouw en een man houden een online vergadering op kantoor.
Gewijzigd op : 07.09.2023 14:10
Leestijd :

De beste tips voor succesvolle terugkerende vergaderingen

Inhoud:

Afspraak na afspraak: de werkdag van veel personen wemelt van meetings, zodat ze amper nog tijd hebben voor dagelijkse, operationele taken. Vergaderingen die ofwel fysiek ofwel virtueel doorgaan, vormen een grote stressfactor op kantoor. Geen wonder dat een terugkerende vergadering daarom niet al te populair is. Besprekingen die regelmatig ingepland worden, hebben toch grote voordelen en kunnen met de juiste voorbereiding zich snel tot een gewaardeerde tool in de samenwerking met anderen ontwikkelen. Want wat in een terugkerende vergadering besproken wordt, is vaak van groot belang voor het team. Hier komt u te weten waarmee u rekening moet houden bij een terugkerende vergadering, zodat ook u van dit artikel kunt profiteren.

Wat is een terugkerende vergadering?

Een terugkerende vergadering in bedrijven is een herhaalde meeting die altijd hetzelfde doel heeft. Mensen maken al heel lang gebruik van vaste vergaderdagen. In de 18de eeuw was het bijvoorbeeld gebruikelijk dat de high society een keer per week afsprak.

In bedrijven gaat het in een terugkerende vergadering er niet zo ernstig aan toe, maar toch zijn alle meetings belangrijk. De terugkerende besprekingen worden op vaste data ingepland en worden geregeld herhaald. Ook wordt de groep deelnemers vooraf bepaald en verandert deze idealiter niet. Terugkerende vergaderingen zijn populair onder projectteams, maar ook onder afdelingen of om regelmatig informatie uit te wisselen met leidinggevenden. In een terugkerende meeting bespreken de aanwezigen de huidige stand van de projecten, vergelijken deze met de vooraf bepaalde doelen en maken ze beslissingen waarvoor de expertise van alle deelnemers nodig is. Terugkerende vergaderingen zijn als meeting dus meestal erg strategisch, maar voldoen zelden aan het doel. De oorzaak hiervan is meestal de uitvoering.

Welke problemen zijn er bij een terugkerende vergadering?

Enerzijds zitten medewerkers tegenwoordig veel te vaak en te lang in meetings. Zo wordt bij een terugkerende vergadering de timing of de duur maar zelden aangepast aan de eigenlijke noden. In de turbulente piekfase van een project is er waarschijnlijk meer behoefte aan coördinatie dan in de rustigere periodes van de vervolgfase van het project. Toch vinden de vergaderingen nog steeds op de gebruikelijke manier plaats – gewoonte in plaats van noodzaak bepaalt het kader van de vergadering. Operationele blindheid doet de groeten en laat daaromtrent haar sporen na.

Anderzijds zijn terugkerende vergaderingen zelden efficiënt georganiseerd, waardoor ze als tijdverspilling beschouwd worden. Het begint vaak met de ontbrekende of vage omschrijving van het doel van de bespreking, maar het heeft ook vaak te maken met de personeelssamenstelling van de gesprekspartners. Er nemen maar al te vaak personen aan een terugkerende vergadering deel die slechts een kleine bijdrage kunnen leveren of die zich niet eens bezighouden met een groot deel van de onderwerpen. Soms gaat er iets mis met de voorbereiding of de grootte van de groep. Want hoe meer personen er deelnemen, hoe groter de uitdaging. Als de timing bovendien niet gerespecteerd wordt, dan neemt de ergernis in de groep begrijpelijk toe.

Dit alles is niet zo motiverend en is tegelijkertijd kostbaar. Want zo gaat waardevolle werktijd verloren, waardoor er hoge kosten voor het bedrijf ontstaan. Daarnaast komen er veel te vaak gestresste medewerkers in alle mogelijke meetings samen, die als eerste hun laptop openen om aan andere taken te werken. Door het hoge aantal meetings moeten veel medewerkers langer werken, omdat ze te weinig vrije tijd hebben om hun taken af te werken. Zo wordt er in besprekingen en vooral in terugkerende vergaderingen veel gepraat, maar dit wordt niet altijd in daden omgezet. Dat kan anders.

Tips voor een succesvolle terugkerende vergadering

Zoals bij alle dingen in het leven, moet de terugkerende vergadering juist aangepakt worden. Om het zekere voor het onzekere te nemen, vindt u hieronder allerlei tips en info, zodat uw terugkerende vergaderingen echt geslaagd zijn en u ondersteunen in uw werk.

1

Terugkerende vergaderingen op vaste tijdstippen

Stuur voor een terugkerende vergadering een uitnodiging met herhaling. Hierdoor zijn de tijdsblokken in de toekomst meteen voor het hele team geblokkeerd. Het is moeilijk om elke keer een nieuwe datum tijdens de huidige meeting te vinden en dit kost tijd, die trouwens niemand heeft. Vaak zijn dan nog compromissen nodig, omdat iemand al ergens anders moet zijn en dus niet kan deelnemen. Door uitnodigingen met herhaalde afspraak te versturen, zijn die tijdsblokken in iedereens agenda automatisch geblokkeerd voor volgende meetings. Stuur voor elke terugkerende vergadering een agenda met alle updates door deze meteen aan de respectievelijke afspraak te koppelen. Zo zijn er echt geen excuses meer. Tegelijkertijd doet u op deze manier het begrip van een terugkerende meeting recht aan: vaste afspraken met een vastgelegde, duidelijke structuur.

2

Deelnemers van een terugkerende vergadering

Trouwens, wie niet graag naar een terugkerende meeting gaat of altijd weigert, ziet er misschien het voordeel (nog) niet van in. Dit kan bijvoorbeeld met de inhoud van de bespreking te maken hebben. Als personen zich vaak verontschuldigd hebben, dan wil dit iets zeggen en moet u dit zeker navragen. Denk bij nieuwe terugkerende vergaderingen na over de deelnemers en leg ze vast in overleg met de anderen en de leidinggevenden. Overleg precies wie voor de bespreking absoluut vereist is en echt een meerwaarde voor het resultaat is. Misschien komt u zelfs tot de conclusie dat het merendeel van de deelnemers tot nu toe niet echt tot de oplossing kan bijdragen en de meeting elke week opnieuw stilzwijgend uitzit. Door op voorhand al een doordachte selectie te maken, vermijdt u dat de helft verveeld aan de vergadertafel zit of tijdens de meeting maar met een half oor luistert.
3

Materiaal voor een terugkerende vergadering

Een terugkerende vergadering heeft een duidelijke agenda, die enerzijds als voorbereiding dient en anderzijds voor een geslaagde structuur van de bespreking zorgt. Bereid het verloop en de agendapunten op een flipchart voor en zet deze in de vergaderzaal op een plaats waar iedereen hem kan zien. Een ander belangrijk puntje: de notulen. Een vaak ongeliefd, maar toch belangrijk onderdeel van alle meetings. De notulen moeten na de meeting goed toegankelijk opgeslagen worden, bijvoorbeeld op de gedeelde server. Idealiter breidt u de bestaande notulen steeds uit met de actuele informatie. Zo wordt het verloop duidelijk begrepen. Communiceer en verduidelijk ingewikkeldere onderwerpen via een PowerPoint-presentatie.

4

Notulen van een regelmatige meeting

In de vergadernotulen zijn de belangrijkste punten van de terugkerende vergadering opgenomen, waaronder beslissingen, verdeelde taken met de verantwoordelijken en belangrijke afspraken in de toekomst. Als er to-do's in de notulen staan, schept dit nog meer engagement en worden discussies achteraf vermeden. Ook al is de job van de notulist niet bijzonder populair, deze persoon heeft een grote verantwoordelijkheid die ook leuk kan zijn. Het moet immers mogelijk zijn om alles uit de notulen te halen wat later belangrijk is. De notulen worden tenslotte gebruikt om informatie over de bespreking later te kunnen raadplegen en na te lezen bij onduidelijkheden. Als een persoon dan toch niet aanwezig kan zijn, dan geven goede notulen de essentie van de meeting weer, zodat de belangrijkste vragen beantwoord zijn. Streef dit doel na als u notulen van een vergadering maakt.

5

Ruimte voor een terugkerende vergadering en virtuele alternatieven

Terugkerende vergaderingen vinden vaak in daarvoor voorziene vergaderzalen plaats. Toch videoconferencing systemen bijdragen tot een betere communicatie. Let bij de keuze en reservatie van de vergaderzaal op de uitrusting als u daar virtuele terugkerende meetings wilt organiseren. Meer tips voor succesvolle videoconferenties ontdekt u in een ander artikel.

Hetzelfde geldt als u fysiek wilt vergaderen. Ook dan moet eerst de uitrusting van de vergaderzaal gecontroleerd en gewaarborgd zijn. In de vergaderruimte mogen een beamer en scherm eigenlijk niet ontbreken. Verder horen een flipchart met accessoires bij de basisuitrusting van elke vergaderruimte. Bovendien zijn fruitschalen, drankjes en een aangename sfeer altijd de moeite waard. Netheid en orde zijn uiteraard topprioriteit. U zult het zien: de juiste vergaderzaal maakt een groot verschil voor het prestatie- en concentratievermogen. Kom nu meer te weten waar u bij de indeling van vergaderruimtes nog op moet letten.

6

De perfecte duur voor een terugkerende vergadering

Tijdsdruk of te veel tijd zijn destructief voor een terugkerende vergadering. Beide gevallen kunnen een invloed hebben op het succes van de meeting. Waarom? Als u altijd te weinig tijd heeft, dan probeert u eerst de belangrijkste onderwerpen te bundelen en voorrang te geven. Tijdmanagement is ook een grote uitdaging om veel onderwerpen in de vastgelegde duur van de meeting in te plannen. Personen die de neiging hebben om te veel af te dwalen, kunnen door de organisator vriendelijk terechtgewezen worden en herinnerd worden aan de tijdslimiet. Bedenk bij de bepaling van herhaalde afspraken dat elke minuut van de vergadering geld kost voor het bedrijf. Hoe meer personen er rond de tafel zitten, verveeld kijken en niet productief zijn, hoe hoger de verkwisting. In de zin van voortdurende verbetering (kaizen) moeten zulke situaties herkend en vermeden worden. Vergaderingen van 30 tot 60 minuten zijn in elk geval beter dan urenlange meetings, omdat de concentratie na enige tijd te wensen overlaat.

Trouwens, recht blijven staan tijdens terugkerende vergaderingen kan ervoor zorgen dat de besprekingen kort en bondig blijven. Een korte babbel tijdens de koffiepauze is gewoon veel leuker, als u zich in de pauzeruimte op uw gemak voelt toch.

7

Leiding van een terugkerende vergadering

Een succesvol werkproces om informatie te kunnen uitwisselen vereist een goede leiding. Deze persoon is verantwoordelijk om de meeting te leiden, informatie te koppelen, de timing en de checklist in de gaten te houden en om alle aanwezigen in de ruimte te betrekken. De voorzitter houdt bovendien het doel voor ogen en corrigeert als de deelnemers te veel afdwalen. Idealiter leidt de voorzitter u door een regelmatige meeting van de lichte naar de zware taken en houdt hij rekening met de aandachtsspanne van de deelnemers.

Conclusie voor uw terugkerende vergadering

De redenen voor een moeizame terugkerende vergadering kunnen veelzijdig zijn. Bespreek de problemen samen met de deelnemers en vind gezamenlijke oplossingen. Een terugkerende meeting hoeft u ten slotte niet stiekem te organiseren, maar laat anderen democratisch aan de organisatie deelnemen. Dit neemt de druk van u af en vergroot de kans dat uw terugkerende meeting uitgroeit tot een afspraak die iedereen graag bijwoont omdat het dagelijkse werk er veel gemakkelijker door wordt. Want zodra u anderen de kans geeft om mee te doen, hebben mensen het gevoel dat er rekening wordt gehouden met hun behoeften en ontwikkelen ze automatisch meer motivatie om verantwoordelijkheid te nemen.


Dit interesseert u waarschijnlijk ook: