Virtuele meetings verbeteren

Het thuiskantoor kennen we vandaag de dag bijna allemaal en van thuis uit werken is om de meest uiteenlopende redenen een praktisch alternatief geworden voor werken op kantoor. Virtuele meetings zijn niet weg te denken uit het thuiskantoor. Hoewel niet iedereen zich op dezelfde locatie bevindt, blijft het immers wel nodig om besprekingen en vergaderingen te houden. Er bestaan talloze programma's om online-meetings mee te houden, sommige goed, andere dan weer minder. Videogesprekken gebruiken voor vergaderingen is dan wel nuttig, maar er komen ook heel wat uitdagingen bij kijken. Wie vindt dat het bij een gewone bespreking op kantoor al moeilijk is om de aandacht van de deelnemers erbij te houden, zal bij een virtuele meeting helemaal niet meer weten wat te doen. Er bestaan wel een paar tips en tricks om uw volgende online-meeting beter, effectiever en geslaagder te maken.

Online-meeting, virtuele bespreking, videogesprek, videoconferentie... al die woorden beschrijven dezelfde situatie: namelijk dat in plaats van samen in een ruimte te zitten en rechtstreeks met elkaar te praten, presentaties te volgen en dergelijke, iedereen via zijn eigen toestel met internettoegang en camera deelneemt. Het praktische aan zulke digitale vergaderingen met videobeelden is dat ze altijd en overal gehouden kunnen worden, , op voorwaarde dat u internettoegang en een geschikt toestel heeft. Zo kunt u steeds in contact blijven met klanten, zakenpartners en collega's zonder elkaar in persoon te hoeven ontmoeten. Het grote voordeel ten opzichte van een gewoon telefoongesprek is dat de gesprekspartners elkaar ondanks de afstand kunnen zien. Dat verbetert de uitwisseling en het begrip van wat er gezegd wordt aanzienlijk. Bovendien kan een groot aantal mensen uit de hele wereld aan zo'n online-meeting deelnemen. Het is dan ook niet voor niets dat ook weleens de term 'videoconferentie' gebruikt wordt.

Er bestaan tal van online-providers die software voor videogesprekken in de aanbieding hebben. De ene videoconferentie-software moet op het toestel zelf worden geïnstalleerd, de andere moet geopend worden in een browser of kan worden gebruikt zonder dat de deelnemers de software hoeven te installeren en zich hoeven aan te melden. Wat voor programma u ook kiest, voor de virtuele conferentie begint, moet u zich zeker inwerken en uzelf met de software vertrouwd maken.

De grootste uitdaging bij online-meetings is om de aandacht van het publiek erbij te houden. Aangezien de deelnemers zich niet in één ruimte bevinden en meestal ook niet allemaal hun camera hebben opstaan, is de kans groot dat vele van hen minstens een deel van de vergadering wegdromen of zelfs fysiek weggaan. Om te voorkomen dat de deelnemers zich intussen met andere dingen bezighouden, zoals het beeldscherm opdelen en op het internet surfen, heeft uw virtuele meeting een actieve strategie nodig. Dat houdt in dat u zich goed moet voorbereiden, precies moet weten waarover u wilt spreken en hoe u uw onderwerpen presenteert om de toehoorders te boeien en te betrekken.

Als u tijdens de virtuele meeting een presentatie houdt, is het een goed idee om een kijkje te nemen in ons artikel over presenteren boordevol tips en tricks voor een succesvolle presentatie. U moet er wel rekening mee houden dat u geen oogcontact kunt maken, omdat de deelnemers zich niet in dezelfde ruimte bevinden. Ook bij de technieken heeft u minder opties. Online-meetings hebben daarentegen wel het voordeel dat presentaties via het beeldscherm kunnen worden gedeeld, zodat alle deelnemers er een even goed zicht op hebben en van dichtbij kunnen volgen waarover u spreekt. Voor die praktische feature moet u zeker een plaats voorzien in de voorbereiding van uw ondersteunende materiaal.

Als veel medewerkers van thuis uit werken, kan het gebeuren dat het aantal virtuele besprekingen de pan uitrijst. Om dat te voorkomen moet u goed nadenken over de reden van de online-meeting, welke deelnemers er aanwezig moeten zijn en hoe lang de vergadering duurt. Zo is het bijvoorbeeld slim om aan het begin van de meeting een soort agenda te presenteren, opdat de deelnemers weten waarover het gaat en hoelang het duurt. Het is immers niet de bedoeling dat de deelnemers daarna denken dat de bespreking evengoed een e-mail had kunnen zijn.

Nog een belangrijk punt is de keuze van de moderator. Het is een goed idee om iemand aan te duiden die zich focust op het sturen van de meeting, zodat die zo vlot mogelijk verloopt. Natuurlijk kunt u uw bespreking ook zelf modereren, maar daardoor loopt u wel het risico om in stresserende situaties te belanden. Daarom is het beter om iemand aan te duiden die de structuur erin houdt, bepaalt wie wanneer spreekt en technische problemen en onderbrekingen oplost, indien die zich zouden voordoen. Zo kunt u zichzelf helemaal concentreren op het presenteren van de onderwerpen. U mag daarbij niet vergeten om de moderator de volledige administratorrechten toe te kennen, zodat die ook onbeperkt toegang heeft tot alle functies van de virtuele meeting.

Als de meeting heel uitgebreid is en er veel mensen deelnemen, kunt u de moderatie ook over meerdere personen verdelen. In dat geval zou iemand verantwoordelijk zijn voor de chat, iemand anders voor de technische ondersteuning, en nog een ander persoon zou zich bezighouden met eventuele documenten enz. Afhankelijk van de rol die u toebedeeld krijgt, of als u degene bent die de rollen verdeelt, moet u op tijd erover beginnen na te denken en uzelf erop voor te bereiden. Zo verloopt de samenwerking tijdens de online-meeting vlot en weet iedereen welke opdracht hij heeft.

Als organisator van een virtuele meeting geeft u uw deelnemers liefst de mogelijkheid om zich te installeren, de achtergrond aan te passen en dergelijke vóór de meeting begint. Daarom moeten de deelnemers al 5-10 minuten voordat u begint te spreken toegang krijgen tot de videoconferentie. Die extra minuten zonder specifieke programmapunten geven de deelnemers bovendien de mogelijkheid om voor de meeting onderling met elkaar te praten, zoals ze bij een bespreking in een vergaderruimte zouden doen.

Wanneer het tijd is om aan de eigenlijke vergadering te beginnen, mag u niet vergeten dat, net zoals bij gewone presentaties en conferenties, ook bij online-meetings het begin van groot belang is. De bedoeling is om interesse te wekken bij de toehoorders en ze van meet af aan bij uw presentatie te betrekken, zodat ze hun aandacht erbij houden. Zo kunt u bijvoorbeeld beginnen met een vraag die, in functie van het aantal deelnemers, kort beantwoord kan worden door iedereen. Als het deelnemersaantal groter is, kunt u de rondvraag digitaal doen, zodat iedereen op zijn beeldscherm kan antwoorden en er niet te veel tijd verspild wordt. Die openingsvragen mogen zeker persoonlijk of grappig zijn. Hun doel is om het ijs te breken, de aandacht van de toehoorders op u te vestigen en om hen misschien zelfs te verrassen. Met onze tips voor een geslaagde videoconferentie wordt niet alleen het begin, maar de hele meeting een succes.

Omdat virtuele vergaderingen niet plaatsvinden in de steriele omgeving van een vergaderruimte, waar er niet zoveel afleidingsfactoren zijn, is het slechts een kwestie van tijd voor er iets onverwachts gebeurt. Wanneer het zover is, mag u zich in geen geval van uw stuk laten brengen door de onderbreking. In het beste geval gebruikt u die zelfs in uw voordeel. De meeste mensen reageren gestrest en gefrustreerd op onverwachte situaties. Daarom moet u, voor zover dat mogelijk is, op voorhand al nadenken over hoe u op plotse tegenvallers reageert. Zo wordt u in de situatie niet overrompeld.

Talrijke grappige video's, die duizend keer zijn gedeeld op sociale media, bewijzen dat een kind of huisdier dat in de achtergrond opduikt zelfs voor een lossere sfeer kan zorgen tijdens een virtuele meeting.

De onaangenaamste soort onderbreking zijn met zekerheid technische problemen. Daar baat zelfs een kort gelach niet. Bij technische problemen moet u onmiddellijk reageren en indien mogelijk de storing verhelpen. Microfoons die soms uitvallen, wazige of vastgelopen videobeelden en een slechte verbinding kunnen een tijdje geduld worden, maar worden op den duur echt wel een videoconferentie-killer.

Als er bij de virtuele meeting een moderator is aangeduid, kan die zich bezighouden met het oplossen van technische problemen. Blijft het probleem echter opduiken, dan moet u overwegen om de videoconferentie of het videogesprek af te breken, voor de frustratie bij alle deelnemers te groot wordt en ze hun geduld verliezen. Op die manier kunt u in alle rust en zonder stress het probleem verhelpen om daarna een tweede, succesvollere poging te wagen.

Virtuele meetings zijn al een populaire en praktische tool om contact te kunnen leggen met klanten, zakenpartners en collega's vanuit de hele wereld. Ze kunnen uitstekend gecombineerd worden met andere moderne werkconcepten of ze scheppen de basis voor hun omzetting (bijvoorbeeld het thuiskantoor of desksharing). Dankzij de beschikbaarheid van diverse softwareprogramma's met de meest uiteenlopende features biedt een online-meeting veel meer dan gewoon virtueel met elkaar praten. U kunt presentaties en documenten delen, groepswerken maken, discussies houden, vragen stellen, chatten en nog veel meer. De grote uitdaging is echter de afleiding, die het concentratievermogen verkleint en maar moeilijk verholpen kan worden door het gebrek aan controle. Als u enkele essentiële punten in acht neemt en uzelf voorbereid op zoveel mogelijk eventualiteiten, dan wordt de virtuele meeting ondanks de drang tot multitasking en diverse onderbrekingen toch een succes.