Workshop follow-up en debriefing: de juiste werkwijze

Als u uw deelnemers aan het begin van de workshop de verwachtingsvraag heeft gesteld, kunt u de nabespreking het beste beginnen door hen mee terug te nemen naar deze vraag.

In de verwachtingsvraag hebben uw deelnemers beantwoord wat ze verwachten van de workshop qua inhoud, over welke vragen ze duidelijkheid willen en waar ze meer over zouden willen weten.

Als u deze verwachtingen op presentatiekaartjes of post-its heeft genoteerd, hang ze dan nogmaals goed zichtbaar op. Loop nu de verwachtingen door met de groep en bepaal welke verwachtingen en doelen de meerderheid van de deelnemers als 'vervuld' beschouwt. De kaartjes met vervulde verwachtingen worden weggehaald.

Bespreek tot slot de onvervulde verwachtingen met de deelnemers:

Hang na deze bespreking de vervulde verwachtingen weer op en doorloop nog eens de thema's, bereikte doelen, opgaven en discussies. Ook hierbij moet u uw deelnemers een paar vragen stellen:

De beste workshop is zinloos als uw deelnemers de behandelde inhoud een paar dagen later alweer zijn vergeten. Kennis moet bijblijven en nieuwe inzichten moeten veranderingen teweegbrengen. Neem daarom bij voorkeur de verwachtingsvraag direct mee in een discussie over de volgende stappen voor elke individuele deelnemer.

Deze bespreking heeft alleen zin voor bedrijfsinterne workshops, omdat in bedrijfsscenario's alle deelnemers bekend zijn met de structuren en een goed onderbouwde discussie kunnen voeren. Voorbeeldvragen:

Maak hierbij zeker aantekeningen, zodat u besluitvormers naderhand kunt informeren over de ondersteuning die uw deelnemers nodig hebben. Het is niet uw taak om na de workshop te onderhandelen over de omvang en uitvoering van deze ondersteuning. Het is echter wel uw verantwoordelijkheid om deze onderhandelingen te openen.

Op basis van de informatie die u via deze vragen verzamelt, kunt u nu samen met uw deelnemers de volgende stappen vastleggen. Hoe concreter, hoe beter: De ervaring leert dat to-dolijsten met vaste deadlines het beste werken.

Het is belangrijk dat de deelnemers zich verantwoordelijk voelen, spreek de deelnemers dus persoonlijk aan.

Het doel van de follow-up is om alle relevante personen te informeren over de inhoud en afspraken en uw deelnemers in de gelegenheid te stellen om enkele dagen na de workshop de belangrijkste punten nog eens te bekijken.

De eerste stap voor een succesvolle follow-up is een nauwkeurig bijgehouden fotologboek. Wie met een whiteboard werkt, ontkomt er niet aan om tijdens de workshop foto's te maken voordat de inhoud ten prooi valt aan de wisser.

Gebruikers van flipcharts daarentegen kunnen hun flipchartvellen en -kaarten weer ophangen voor de follow-up en op hun gemak foto's maken. U kunt gewoon een van de vele apps downloaden waarmee u eenvoudig foto's kunt maken en deze kunt converteren naar PDF-formaat.

Als u al een cloudopslagdienst zoals Dropbox of OneDrive gebruikt, heeft u al een geschikte app op uw eigen apparaat, inclusief automatisch uploaden naar de cloud.

Alleen foto's maken van inhoud volstaat echter meestal niet. Niet iedereen die uw verslag zal lezen, heeft deelgenomen aan de workshop. Met name besluitvormers in hogere posities willen door uw follow-up worden overtuigd dat het de moeite waard is om te investeren in vervolgstappen en ondersteuning voor deelnemers. Zorg er daarom voor dat de resultaten een onmiddellijk te herkennen rode draad hebben en stuur ook zeker het tijdschema mee.

Hoe minder documenten u moet versturen, hoe beter. In het beste geval vat u uw foto's en teksten samen in één enkele grote PDF. Zo hoeft niemand talloze documenten te verwerken en is de kans veel groter dat het complete document ook daadwerkelijk zorgvuldig wordt bekeken.