Workshop thema's vinden en doelen formuleren

Het maakt niet uit of u freelance moderator bent of als personeelsontwikkelaar voor een onderneming werkt: elke workshop begint met een idee. In de klassieke zin is dit min of meer een dringend probleem binnen het bedrijf, zoals een nieuwe zakelijke uitdaging of onenigheden binnen de HR-afdeling. Suggesties voor verbeteringen, zoals een onbenutte optimalisatiekans kunnen ook als eerste idee dienen. Uit ideeën vloeit een workshopthema voort en op basis daarvan volgt de verdere ontwikkeling tot aan een volledig geformuleerd workshopdoel. Werkt u als externe workshopleider in opdracht van een klant, dan heeft deze normaal gesproken al een doel geformuleerd voordat u in het project geïntegreerd werd. Toch loont het om nogmaals de bedoelingen met de klant te bespreken en daarbij de onderstaande vragen over het potentieel van de workshop te stellen. Zo krijgt u een beeld van het workshopthema en kunt u onduidelijkheden uit de weg ruimen.

Niet alle thema's zijn geschikt voor een workshop. De volgende vragen kunnen u helpen om het workshop-potentieel van een thema te bepalen:

Workshops zijn bedoeld om kennis te genereren, niet om kennis over te dragen. Wilt u uw deelnemers van informatie voorzien, dan zult u doorgaans meer succes hebben met een presentatie.

Het SMART-principe is effectief voor een korte en concrete doelformuliering. Het acroniem 'SMART' staat in dit geval voor 'Specifiek', 'Meetbaar', 'Acceptabel', 'Realistisch' en 'Tijdsgebonden'. Uit deze vijf punten ontstaat de volgende modeltekst voor de formulering van het workshopdoel:

”Met deze workshop willen we __ bereiken. Of de uitgewerkte maatregelen met het oog op de workshop succesvol zijn, kunnen we aan de hand van __ herkennen. Voor de klanten en de deelnemers is een verandering aantrekkelijk, omdat __. Veranderingen zijn realistisch uitvoerbaar en kunnen tot __ in werking treden.”

Bij de planning volgens het SMART-principe moet u erop letten dat u het workshopdoel niet verwart met de probleemoplossing. Het doel is de grove richting die u aan de deelnemers meegeeft voor het samenwerken; later tijdens de workshop moeten de deelnemers de oplossingen gezamenlijk uitwerken. Probeer uzelf zo veel mogelijk te distantiëren van uw eigen visies over oplossingen. Hoe meer open u het doel van de workshop formuleert, hoe meer u later tijdens het modereren zelf openstaat voor nieuwe ideeën. En alleen als u openstaat voor nieuwe ideeën, kunt u een workshop effectief leiden.

Op dit punt moet u in overleg met andere deelnemers bepalen in welke vorm het resultaat van de workshop zal worden gepresenteerd en verspreid. Is het gewenst om ideeën voor verbeteringen schriftelijk vast te leggen en moeten deze na afloop van de workshop meteen worden gerealiseerd? Worden de discussieresultaten verzameld en gepubliceerd op het intranet? Als u hierin duidelijkheid schept, maakt u de verdere planning voor uzelf gemakkelijker.

Wie een succesvolle workshop wil realiseren, moet het formuleren van een doel op meerdere niveaus benaderen. Het SMART-principe is weliswaar een uitstekende tool om een operationeel doel uit te werken, maar verwaarloost een ander belangrijk workshop-potentieel: het effect op de deelnemers.
Een intensieve collectieve focus op een thema leidt niet alleen tot kennis, maar kan ook emoties losmaken. Workshops kunnen als doel hebben om deelnemers te motiveren, wakker te schudden en gevoelig te maken voor een thema dat ze daarvoor misschien onbelangrijk vonden.
Zijn dergelijke emotionele effecten gewenst, dan moet u dit meenemen in uw doelformulering. Zo houdt u het gewenste effect op de deelnemers in het oog bij de planning van uw workshop en kunt u het aantal deelnemers, de moderatie en technieken daarop afstemmen.
Met een omvangrijk geformuleerd doel creëert u een stevige basis voor de verdere planning van uw workshop. Vanaf nu moet u alle stappen in de planning, van het deelnemersaantal tot de methodes en de logistieke overwegingen, volledig ten dienste van het doel stellen. Als u zich concentreert op het doel van de workshop, behoudt u altijd de rode draad en kunt u eenvoudig beoordelen of ideeën en beslissingen geschikt zijn voor de workshop.