Workshopdeelnemers vinden & uitnodigen: de beste tips

Hoe u best begint met de planning van de deelnemers en uitnodigingen voor uw workshop, hangt er in de eerste plaats van af of u een bedrijfsinterne of openbare workshop voorbereidt. Voor deze twee scenario's zijn namelijk een zeer verschillende aanpak en doelstelling nodig.

Bij de workshop is het belangrijkste dat er verschillende ervaringen zijn: een goede workshop brengt verschillende leeftijdsgroepen, geslachten, interessegroepen en hiërarchische niveaus samen in een ruimte. Nodig uit elke relevante afdeling minstens één persoon uit en let erop dat de uitgenodigde medewerkers niet alleen specialistische expertise meebrengen, maar dat ze na een succesvolle workshop ook tot realistische veranderingen kunnen doorvoeren.

Houd bij de voorselectie de grootte van de groep in het oog. Eén persoon kan naargelang de workshop ongeveer 10 tot 15 deelnemers effectief begeleiden. Als u bij de planning van het thema al collega's aan boord heeft gehaald en het moderatiewerk met hen deelt, kan de groep ook wat groter zijn. Bij groepen vanaf 40 deelnemers wordt het echter steeds moeilijker om alle deelnemers aan het woord te laten.

Natuurlijk: deskundigheid en besluitvaardigheid zijn de belangrijkste criteria bij het selecteren van deelnemers. Maar vergeet nooit dat uw deelnemers later tijdens de workshop moeten samenwerken. Mensen die op het werk een mindere teamspeler zijn, zijn niet in elke workshop op hun plek – hoe competent ze ook zijn.

In het zeldzame geval dat u afkeer tussen twee potentiële deelnemers bespeurt, moet u er goed over nadenken of u deze mensen per se voor de workshop moet uitnodigen. Een gespannen workshopsfeer kan snel een negatief effect hebben op de motivatie van uw deelnemers.

Factoren in het bedrijfsbeleid kunnen ertoe leiden dat mensen worden uitgenodigd die eigenlijk niet zo goed in de workshopgroep passen. In veel bedrijven zijn dit besluitvormers zonder betrokkenheid. Zij kunnen weliswaar achteraf veranderingen in gang zetten, maar hebben vaak niets bij te dragen aan het onderwerp van de workshop door een gebrek aan expertise.

In plaats van hen uit te nodigen, kunt u beter na de workshop de verzamelde en voorbereide resultaten naar niet-gespecialiseerde besluitvormers sturen. Zo kunnen ze van de gegenereerde kennis profiteren en een geïnformeerde, weloverwogen beslissing maken.

Als u tijd heeft om elke uitnodiging te personaliseren, dan kunt u aan elke genodigde kort uitleggen hoe u en de andere deelnemers kunnen profiteren van de vakkennis van deze persoon. Zo geeft u uw deelnemers van begin af aan het gevoel dat ze een belangrijk onderdeel van de workshopgroep zijn. Als u individuele verwachtingen stelt aan de deelnemers, ontstaat er een plichtsgevoel en verantwoordelijkheid – ze gaan dan gemotiveerder de workshop in.

Om deze redenen kan een gepersonaliseerde uitnodiging ook zinvol zijn als uw bedrijf routinematig uitnodigingen voor workshops verstuurt zonder personalisatie, bijvoorbeeld als uitnodiging voor een afspraak in Outlook. Als de situatie het toelaat kunt u de gepersonaliseerde uitnodiging gewoon toevoegen aan de niet-gepersonaliseerde uitnodiging.