Desk sharing: voor- en nadelen van een flexible office
Inhoud:
De professionele wereld is steeds in verandering en traditionele arbeidsmodellen worden meer dan ooit in vraag gesteld. Met name als het gaat om kantoorruimtes, zijn de afgelopen jaren steeds meer mogelijkheden ontstaan. Kortom, er worden nieuwe ideeën en concepten bedacht en beleefd. Desk sharing is zo'n voorbeeld. Het concept van het delen van werkruimtes is ontstaan door de technologiereuzen van Silicon Valley, zoals Facebook en Google, die al jaren met succes desk sharing gebruiken. Ook bij start-ups is desk sharing een hit want elke vorm van sparen is een must voor jonge bedrijven. De dagelijkse vrije keuze van de werkplek moet de flexibiliteit verhogen en ruimte en kosten besparen. Maar zoals bij zoveel dingen, zijn er ook hier tal van voor -en nadelen. Het introduceren van een desk sharing-concept moet daarom goed worden overwogen. Als u besluit om het te doen, zijn er een paar regels die u moet volgen om ervoor te zorgen dat de toekomstige samenwerking soepel verloopt en dat niemand zich buitengesloten voelt.
Wat is desk sharing precies?
Zoals we al hadden gezegd, is desk sharing typisch voor de startup-scène. Kleine, jonge en vooral snelgroeiende bedrijven hebben meestal niet meteen het nodige kapitaal om elke medewerker van een bureautafel en voldoende ruimte te voorzien. In een moderne bedrijfsomgeving werken medewerkers soms thuis, dan weer op kantoor, reizen ze of ontmoeten ze klanten, waardoor het zelden voorkomt dat alle medewerkers tegelijkertijd op kantoor zijn. Het idee van een shared desk is gebaseerd op de vrije toewijzing van werkplekken, d.w.z. dat elke medewerker werkt waar hij of zij op dat moment een vrije ruimte vindt. Het is uiteraard niet uitsluitend een concept voor kleine bedrijven die niet genoeg ruimte hebben. Zelfs grote bedrijven en hun medewerkers kunnen profiteren van flexibele werkplekkeuzes.
Desk sharing wordt ook wel "flexible office" genoemd, dat naast ruimtebesparing nog een ander concept van desk sharing in de naam draagt: flexibiliteit. De dagelijkse vrije keuze van de werkplek is bedoeld om medewerkers meer flexibiliteit te bieden in hun zelforganisatie en om te voorkomen dat eentonigheid en gewoonte de productiviteit en motivatie verminderen. Niet weten waar en naast wie u de volgende ochtend of na de lunch gaat zitten, kan heel spannend en stimulerend zijn.
Is desk sharing zinvol?
Of desk sharing zinvol is voor een bedrijf hangt af van vele verschillende factoren, en niet in het minst van de medewerkers zelf. Als ten minste een deel van het personeel altijd afwezig is op kantoor, kan desk sharing een nuttig concept zijn omdat lege bureautafels en onnodig gebruik van ruimte op die manier kan worden vermeden. In ieder geval moet de beslissing goed worden afgewogen en moet men zich informeren over zowel de voordelen als de nadelen om er bewust over na te kunnen denken.
De voordelen van desk sharing
- Afbouwen van hiërarchieën Als een flexible office in vraag komt, is het ideaal dat het voltallige personeel, met inbegrip van leidinggevenden en managers, hierbij betrokken wordt. Dit bevordert enerzijds de wil van de medewerkers om deel te nemen en leidt anderzijds tot het afbouwen van de hiërarchie. Dit kan op zijn beurt de samenhorigheid binnen het bedrijf aanzienlijk bevorderen.
- Plaats- en kostenbesparing Het belangrijkste argument voor de lancering van shared desks. In deze tijden van onvoorstelbaar hoge vastgoedprijzen kan minder ruimte een enorme besparing zijn, met name voor jonge bedrijven. In het beste geval worden de kostenbesparingen, die als gevolg van een flexible office kunnen worden bereikt, direct worden geïnvesteerd in de salarissen van de medewerkers.
- Employer branding en Image Hoewel desk sharing in feite gebaseerd is op een concept dat al in de vorige eeuw door zeelieden en arbeiders werd gebruikt vanwege ruimte- en kostenbeperkingen, is het pas de laatste jaren een echte trend geworden. Het wordt beschouwd als een vernieuwend en veelbelovend concept.
- Tevredenheid onder medewerkers Als u eenmaal gevangen zit in de monotone kantoorroutine, kunnen lusteloosheid en demotivatie bijzonder snel optreden. Elke dag dezelfde werkprocessen op dezelfde werkplek en dezelfde gezichten. Een flexibele kantoorindeling kan hierbij hulp bieden. Desk sharing dwingt medewerkers om uit hun comfortzone te stappen en zich elke dag met iets nieuws bezig te houden. Op het eerste gezicht lijkt dit misschien overweldigend voor introverte types, maar het brengt dynamiek in de dagelijkse werkroutine en verhoogt zo de motivatie van alle medewerkers. En gemotiveerde medewerkers staan bekend als tevreden medewerkers, er is bijna niets erger dan verveling op het werk.
- Inlevingsvermogen Als u elke dag op zoek moet naar een nieuwe plek om te werken, worden er geheel nieuwe vaardigheden aangesproken. Zo kan het zijn dat er elke dag een ander persoon naast u zit, waardoor uw inlevingsvermogen actiever zal moeten worden. U moet zich nu voortdurend aanpassen aan een nieuwe werksituatie en een nieuwe desk-genoot. Op deze manier worden medewerkers getraind in hun inlevingsvermogen en leren ze om te gaan met en wellicht ook voordeel te halen uit een grote verscheidenheid aan persoonlijkheden en werkmethoden. En het leuke is: Als de vibe niet optimaal is, kunt u er zeker van zijn dat u ten laatste de volgende dag op zoek kunt gaan naar een nieuwe plek.
- Uitwisselen van informatie Hoe meer u verandert van werkplek, hoe meer informatie u kunt uitwisselen met andere medewerkers. Dankzij de flexibele werkplekindeling zijn kantoorruimtes niet meer onderverdeeld in vakgebieden en afdelingen, maar krijgt iedereen de kans om met iedereen te praten. U leert de werkmethoden, behoeften en uitdagingen van andere afdelingen kennen. Wanneer medewerkers waarvan de vakgebieden niets met elkaar gemeen lijken te hebben, hun krachten bundelen omdat ze toevallig naast elkaar zitten, resulteert dit vaak volledig nieuwe connecties en benaderingen van oplossingen. Informatie wordt uitgewisseld, nieuwe perspectieven worden gecreëerd en innovatieve ideeën worden geboren.
- Creativiteit en flexibiliteit Desk sharing brengt dynamiek in de dagelijkse werkroutine. Werkplekken worden door werknemers flexibel gebruikt en worden perfect afgestemd op hun actuele behoeften. De dagelijkse uitwisseling van informatie met een grote verscheidenheid aan collega's kan een nieuwe aanpak opleveren en de creativiteit onder medewerkers stimuleren. Nieuwe ervaringen worden opgedaan, nieuwe manieren van denken worden aangemoedigd, werknemers trekken zich niet zo snel terug in hun comfortzone en voelen zich minder vastgeroest in hun werk. Creatief en flexibel werken bevordert de motivatie en bijgevolg ook de productiviteit van de medewerkers. Dit komt zowel de werkmoraal als het bedrijf in economische zin ten goede. Uit verschillende studies is al gebleken dat bedrijven die het concept van desk sharing met succes toepassen, achteraf betere economische resultaten konden boeken.
En ook al is het misschien even wennen dat managers elke dag op zoek moeten naar een nieuwe werkplek, ze zullen ook merken dat dit zorgt voor meer creativiteit in hun denkprocessen en dat ze loskomen of opnieuw gaan nadenken over vastgeroeste werkmethoden.
Bij dit concept is er geen behoefte aan aparte kantoorruimtes voor individuele medewerkers of scheidingswanden tussen bureautafels, deze twee zijn dan ook volstrekt in tegenspraak met het idee van desk sharing. Bovendien zijn er meestal minder werkplekken nodig dan dat er medewerkers zijn, omdat niet alle medewerkers elke dag op kantoor zijn. Dit betekent dat bureautafels en kantoorruimtes niet dagen of wekenlang leeg blijven en dat de beschikbare werkplekken ook daadwerkelijk in gebruik zijn. Er zijn bedrijven die melden dat ze tot 30 procent kosten kunnen besparen door desk sharing.
U mag ook niet vergeten dat kleine kantoorruimtes minder verwarming en airconditioning nodig hebben en dat andere middelen hierdoor efficiënter kunnen worden gebruikt. Dit geldt enkel op voorwaarde dat er niet meer ruimte beschikbaar wordt gemaakt dan daadwerkelijk nodig is. Al bij al is het ook goed voor het milieu. Meer ideeën over het onderwerp milieubescherming en duurzaamheid vindt u hier.
Een bedrijf kan dit ook gebruiken om het eigen merk en imago in een nieuwe jasje te stoppen. Flexible office is jong, modern en creatief en spreekt vooral de jongere generatie aan. Het geeft aan dat een bedrijf bereid is een eigentijdse werksfeer te creëren en nieuwe en flexibele werkconcepten uit te werken.
De nadelen van desk sharing
- Verloren tijd en verminderde productiviteit Verloren tijd is een belangrijke factor in het concept van desk sharing. Elke ochtend, na elke lunchpauze, na elke vergadering, moeten de medewerkers op zoek naar een nieuwe werkplek en deze opnieuw inrichten. Dit houdt in: Laptop uitpakken en aansluiten, bureautafel en stoel aanpassen, enz. Rekent men dit uit, is het resultaat een aanzienlijke hoeveelheid verloren werktijd, tijd die werknemers aan het eind van de dag missen, wat een negatief effect kan hebben op de productiviteit. Na een verandering van werkplek duurt het niet alleen langer om alles in te richten zoals u het gewend bent, u loopt ook het risico om de draad kwijt te raken en van voorafaan te moeten beginnen.
- Onzekerheid bij medewerkers Het ligt in de menselijke natuur om achterdochtig te reageren op verandering. Er zijn beslist medewerkers die helemaal niets voelen voor het principe van desk sharing. Met name voor mensen die graag op zichzelf zijn kan het steeds weer moeten zoeken naar een nieuwe werkplek een behoorlijke stressfactor zijn. Stress brengt onrust in het bedrijf en kan een algemeen gevoel van onzekerheid veroorzaken. Daarom is het bij de beslissing of dit soort flexibel kantoorconcept geschikt is voor een bedrijf, essentieel om ook de medewerkers te betrekken bij dit proces. Een proefperiode is ook een goed idee om een gevoel te krijgen of medewerkers baat hebben bij desk sharing of eerder geneigd zijn om op een gespannen en onrustige manier te reageren op dit idee.
- Concurrentie bij de keuze van een werkplek U zou misschien denken dat volwassenen best in staat zijn om werkplekken eerlijk te verdelen en zich bijvoorbeeld simpelweg houden aan een beurtsysteem. Dit is jammergenoeg niet altijd het geval. In elk bedrijf zullen er waarschijnlijk werkplekken en bureautafels zijn die als "beter" of "slechter" worden ervaren. Als de indruk ontstaat dat de "goede" bureautafels altijd naar dezelfde medewerkers gaan, kan dit leiden tot een versterkt gevoel van concurrentie.
- Weinig samenhang binnen het team Hoewel het uitwisselen van informatie met nieuwe collega's van verschillende afdelingen grote voordelen kan hebben met betrekking tot nieuwe perspectieven en ideeën, kan de samenwerking met uw eigen afdeling en team het zwaar te verduren krijgen als er voor desk sharing wordt gekozen. U zit waarschijnlijk niet elke dag bij collega's die aan hetzelfde onderwerp werken, waardoor u niet spontaan van gedachten kunt wisselen. Daarom moet in het kader van een desk sharing-concept bijzondere aandacht worden besteed aan het behoud van de dynamiek en de uitwisseling binnen het team en, indien nodig, aan het verzekeren van de samenhang binnen het team door middel van verschillende teamactiviteiten.
Hoewel desk sharing in het ideale geval tot meer inlevingsvermogen en een betere samenwerking tussen medewerkers kan leiden, kan het concept ook averechts werken, waarbij individuele medewerkers zich onrechtvaardig behandeld voelen. Ze voelen zich buitengesloten en teruggeschoven, wat op zijn beurt kan leiden tot spanning en onrust in het hele bedrijf. Met name werknemers die niet zo mondig of zelfzeker zijn, lopen het risico om herhaaldelijk de strijd te verliezen, wat ervoor kan zorgen dat hun productiviteit zal verminderen en hun gevoel van stress zal verhogen.
Tip: Tip: Als u besluit om het flexible office-concept in uw kantoor te introduceren, neem dan zeker de medewerkers en de ondernemingsraad mee in deze beslissing. U moet in elk geval vermijden dat er over de hoofden van de betrokkenen heen wordt beslist, want dat leidt bijna altijd tot een afwijzende reactie.
Hoe kan er succesvol worden gewerkt in een flexible office?
De verschillende voor- en nadelen van het desk sharing-concept maken één zaak duidelijk: een flexibele kantoorindeling kan veel opleveren voor een bedrijf, maar moet wel op de juiste manier worden gerealiseerd en vereist de wil van iedereen om deel te nemen. Alleen dan kan het succes van het bedrijf worden voortgezet of zelfs vergroot. De beste manier om iedereen te laten participeren is door hen te betrekken bij de beslissing. Iedereen moet de kans krijgen zijn mening te geven, zijn ideeën aan te dragen en zijn zorgen te uiten.
Als u dus tot de conclusie bent gekomen dat desk sharing precies datgene is wat uw bedrijf nodig heeft, dan heeft u dit ook met uw medewerkers besproken en zijn ze het ermee eens. Het is nu absoluut noodzakelijk om duidelijke regels op te stellen, waar iedereen zich zonder uitzondering aan houdt. Desk sharing is een uitermate interactief concept dat gebaseerd is op het feit dat mensen samenwerken, op elkaar inspelen en flexibel zijn. Als iedereen eenmaal begrijpt waar het om gaat en wat de regels van het spel zijn, is de kans groot dat dit het werken op kantoor ten goede zal komen.
Regels voor desk sharing
Identieke werkplekken
Regel nummer een: Fairness. De werkplek moet identiek worden ingedeeld, zodat niemand het idee krijgt dat de ene werkplek beter is dan de andere, waardoor het gevoel van oneerlijke concurrentie ontstaat. Verder is het ook belangrijk dat iedereen op elk moment probleemloos aan het werk kan. Naast een tafel en stoel moet de werkplek worden voorzien van een docking station, een monitor en een extern toetsenbord.In hoogte verstelbare tafels en stoelen
Tafels en stoelen moeten identiek zijn, maar wel individueel verstelbaar zijn, zodat iedereen elke werkplek kan gebruiken zonder gezondheidsklachten te krijgen. In hoogte verstelbare tafels en stoelen zorgen ervoor dat werkplekken doorgaans kunnen worden gebruikt door mensen met verschillende lichaamslengtes. Om ervoor te zorgen dat iedereen weet hoe de individuele aanpassingen worden gedaan, wijst u een medewerker aan die de training en de toelichting op zich neemt.Plek voor persoonlijk materiaal
Desk sharing maakt het onmogelijk om de werkplek in te richten met persoonlijke zaken. Het voortdurende veranderen van werkplek maakt het opruimen van persoonlijke zaken lastig en is tijdrovend. Het sluit ook niet aan bij het principe van gedeelde bureautafels. Om medewerkers toch de mogelijkheid te bieden om een of twee persoonlijke artikelen op te bergen zonder anderen te hinderen, zijn er verschillende mogelijkheden. U kunt bijvoorbeeld een locker, een verrijdbaar ladeblok of een open rek voor elke persoon ter beschikking stellen.Clean desk policy
Het geven van ruimte voor persoonlijke bezittingen gaat onherroepelijk samen met een clean desk policy voor de medewerkers. Dit moet u onthouden: De werkplek wordt achtergelaten zoals deze werd aangetroffen. Dus geen lege koffiekopjes, borden of notities, die blijven rondslingeren. Alleen dan kan desk sharing een succes worden.Headsets voor iedereen
Als telefoons ook deel uitmaken van de basisuitrusting van de werkplek, moeten deze van hetzelfde model zijn. Zo weet iedereen ook meteen hoe ze worden bediend. Of het nu gaat om communicatie via vaste telefoons of telefoonsoftware, er moet voor worden gezorgd dat elke werknemer een eigen headset heeft want hygiëne op de werkplek is uitermate belangrijk.Zelforganisatie
Een flexible office vraagt veel zelforganisatie en time-management van medewerkers. Omdat ze niet elke dag naar dezelfde bureautafel terugkeren met de documenten en notities die de dag ervoor zijn achtergelaten, moeten ze zich dus steeds weer opnieuw organiseren. Het overschakelen naar desk sharing is dus een ideale manier om medewerkers te trainen in zelforganisatie. Interessante tips en trucs over het onderwerp gestructureerd werken vindt u hier.Gegevensbescherming
Gegevensbescherming is sinds de invoering van de AVG een veelbesproken onderwerp. Dat bijzonder gevoelige gegevens moeten worden beschermd, is echter niets nieuws. Als uw bedrijf met erg veiligheidsgevoelige gegevens werkt, overweeg dan hoe u deze het beste kunt opslaan en bewaren, bijvoorbeeld in een afsluitbaar archief. Ontdek hier meer over gegevensbescherming op kantoor.Conclusie
Moderne bedrijven kunnen er niet omheen om na te denken over nieuwe werkconcepten. Dit omvat ook het principe van het flexible office. Het is een concept dat met name interessant is voor die bedrijven waar ten minste een deel van het personeel niet voortdurend op kantoor is, zij het vanwege een home-office, bedrijfsreizen, meetings, enz. De jongere generatie ziet shared desks als innovatief, afwisselend en dus als een aantrekkelijk alternatief. Medewerkers werken nauwer samen, leren elkaar beter kennen en wisselen informatie uit. Desk sharing bevordert de creativiteit, de onderlinge interactie en verhoogt, wanneer het correct wordt toegepast, de productiviteit. Er zijn echter ook enkele valkuilen waar u zich bewust van moet zijn en waar u over moet praten. Op het einde van de rit kan desk sharing dan ook alleen werken en slagen als alle medewerkers betrokken zijn bij de beslissing, hun meningen en zorgen hieromtrent ernstig worden genomen en iedereen zich aan bepaalde regels houdt.