Zelforganisatie op kantoor: de beste tips

Een vrouw leunt tegen een bureau en glimlacht

Zelforganisatie: het toverwoord in uw dagelijkse beroepsleven. Wie kent dit immers niet: uw bureautafel ligt vol papieren, uw inbox puilt uit en u bent nog maar net op kantoor aangekomen. Vooral bij moderne en veelbelovende werkmodellen, zoals desksharing en coworking is zelforganisatie van essentieel belang. Het goede nieuws: zelforganisatie kunt u leren. Ze bestaan wel degelijk, de methodes die zelfs aan de meest chaotische werkroutine een zekere orde en structuur geven. Ontdek welke methodes en tips voor u de moeite waard zijn en in de praktijk kunnen worden omgezet.

Het is een vicieuze cirkel: wie zonder structuur werkt, kan zijn tijd niet efficiënt gebruiken. Wie zijn tijd niet efficiënt gebruikt, krijgt zijn opdrachten niet af en dan is de werkdag ofwel te kort, ofwel moet er 's avonds onnodig doorgewerkt worden. Als de opdrachten zich opstapelen en u veel tijd aan uw bureautafel doorbrengt, krijgt u stress. Stress leidt dan weer tot ongestructureerd werken.

Met zelforganisatie en tijdmanagement kunt u dat verhelpen. Ze helpen u om uw stresserende werkroutine te doorbreken en uw werkdag gestructureerd in goede banen te leiden met behulp van enkele tips en tricks. U zult merken dat het zowel uw beroeps- als uw privéleven aanzienlijk zal verbeteren.

Tijdbesparing: een zinvolle indeling van de tijd, orde en structuur helpen u om opdrachten op tijd af te krijgen en dus ook meer tijd over te houden om diverse dingen te doen.

Minder stress: als u bepaalde opdrachten alsmaar op de lange baan schuift, kan dat eindigen met overbelasting. De berg met to-do's wordt steeds groter en u zet zichzelf onder druk. Door zelforganisatie kunt u vermijden dat het ook maar zover komt.

Betere prestaties: door gestructureerd te werken en zinvol tijdmanagement kunt u in een werkdag veel meer doen dan u denkt, en nog beter ook. En dat gaat niet onopgemerkt voorbij. Klanten, leidinggevenden, collega's, allemaal zullen ze positief verrast en enthousiast zijn en u voor uw prestaties belonen.

Een overzicht scheppen en afstand nemen van wat niet belangrijk is

Om te beginnen moet u een overzicht krijgen van de status quo. Heb ik echt alles nodig wat ik op mijn bureau heb liggen of kan ik afstand nemen van bepaalde dingen? Welke opdrachten moet ik nog afwerken en welke heb ik al voltooid? Hoe kan ik voortaan het overzicht bewaren?

Weg met alles wat u dubbel heeft of wat stuk is. Bent u niet bereid om dingen meteen weg te doen, stop ze dan in een bak met het opschrift 'kan weg, indien niet gebruikt voor -datum-'.
Archiveer wat al afgewerkt is: laat voltooide opdrachten niet op uw werkplek liggen om ze 'ooit eens' te archiveren of weg te werpen. Doe het meteen. Het duurt niet lang en schept orde op uw bureautafel.
Sorteer de opdrachten die u nog moet doen op basis van urgentie: u kunt daarvoor met verschillende kleuren, opschriften of nummeringen werken, afhankelijk van wat u verkiest. Vind een systeem dat u zonder veel moeite kunt toepassen in uw dagelijkse werkleven.

Een vaste plaats geven aan dingen

Zodra u alle dingen die u niet nodig heeft, weggedaan heeft, zal uw werkplek er al een stuk ordelijker uitzien als daarvoor. Vervolgens moet u een nieuw ordeningssysteem vinden en u daar ook consequent aan houden. Geef een vaste plaats aan uw spullen. Hoe vaker u iets nodig heeft, des te meer moet u het binnen handbereik hebben. Gebruik altijd dezelfde opschriften en, heel belangrijk, maak er een gewoonte van om dingen na gebruik altijd weer op hun plaats te zetten. Zo verspilt u voortaan geen tijd meer met zoeken.

Lijsten maken en goed zichtbaar leggen

Noteer uw opdrachten, afspraken en deadlines. Het neerschrijven alleen al verankert de informatie beter in uw hersenen. To-dolijsten kunnen uw werkroutine een stuk eenvoudiger maken, omdat ze ervoor zorgen dat u opdrachten gestructureerd afhandelt. Zo worden chaos en wanorde vermeden. Als er in de loop van de dag nieuwe opdrachten bijkomen, dan kunt u aan de hand van de to-dolijst een volgorde bepalen, zodat u niet in de war geraakt. En wanneer u op het einde van de dag de lijst vol doorgestreepte en afgevinkte opdrachten ziet, zult u tevreden en gemotiveerd naar huis gaan.

Checklists helpen u er dan weer bij om steeds terugkerende opdrachten efficiënt uit te voeren. Vaak is het zo dat u dezelfde stappen vaak doorloopt, maar misschien niet elke dag, zodat u kleinigheden kunt vergeten. Het kan lang duren voor u gevonden heeft wat u zoekt om een opdracht die u eigenlijk kent uit te voeren. Maak checklists en leg ze goed in het zicht om de aparte stappen altijd te kunnen overlopen.

Het concentratievermogen vergroten

Makkelijker gezegd dan gedaan. Het belangrijkste hierbij is om u niet te laten ontmoedigen! Hoe interessant het verhaal van de collega ook is, hoe grappig de Youtube-video of hoe verleidelijk een koffiepauze, maak altijd uw gedachten af en onderbreek uw opdracht enkel als het zinvol is. Volgens onderzoekers duurt het na een pauze 11 minuten voor u weer op uw oorspronkelijke gedachten kunt komen. Tijd die veel efficiënter kan gebruikt worden en die u anders tekortkomt op het einde van de dag.

Tip: ook uw eetgewoonten spelen een belangrijke rol in uw concentratievermogen. Meer informatie vindt u in het artikel over eten en drinken op kantoor.

Opdrachten efficiënt beheren en indelen

Deze tip gaat hand in hand met punt 3: maak een lijst met al uw opdrachten en denk na over de volgorde waarin u ze moet afwerken. Let daarbij vooral op een efficiënt tijdmanagement en natuurlijk op eventuele deadlines. Als u een paar grote opdrachten heeft in plaats van vele kleintjes, deelt u die in om ook binnen een opdracht stap voor stap te werken, het overzicht te bewaren en dingen te kunnen afvinken.

Tijdschema's opstellen en naleven

Tijdmanagement en zelforganisatie vullen elkaar aan. Voor een succesvolle zelforganisatie moet u leren hoe u uw tijd goed indeelt en om u aan die indeling te houden. Denk na over de tijd die u voor elke opdracht nodig heeft, maak een tijdschema en (belangrijk!) weersta aan de verleiding om het te verlengen.

Vaste tijdschema's geven immers waardevolle structuur aan uw werkwijze. Bepaal deadlines voor uzelf, blijf vastberaden en leer om u aan schema's te houden. Interessant genoeg duurt een opdracht meestal ook precies zo lang als de tijd die u ervoor uitrekt. Als u geen deadline bepaalt, kan het voltooien van een opdracht blijven aanslepen.

Prioriteiten en doelen stellen

Stel dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse werkdoelen en vergroot zo uw efficiëntie en motivatie. Niets motiveert namelijk zo hard als het bereiken van een doel dat u voor uzelf gesteld heeft. Bedenk eventueel ook kleine beloningen voor uzelf om het halen van een doel nog aantrekkelijker te maken.

Ken prioriteiten toe aan de dingen. Zo vermijdt u stressvolle situaties door belangrijke opdrachten die nog niet af zijn, omdat u ze over het hoofd heeft gezien. Doe eerst de belangrijkste dingen, ook al doet u die misschien niet het liefste. Stel uw opdrachten niet uit, want dat zal ertoe leiden dat u op het einde niet voldoende tijd heeft om de opdracht nauwkeurig uit te voeren.

Leren delegeren

Als u deel uitmaakt van een team en collega's heeft die u bij het werk kunnen helpen, maak daar dan gebruik van. Leer collega's te vragen om u te ondersteunen. Delegeer opdrachten, want u kunt niet alles zelf doen. Laat opdrachten die niet binnen uw expertise vallen over aan de personen die er meer ervaring mee hebben.

Besprekingen optimaal voorbereiden

Wie kent dit niet: de bespreking die ook een e-mail had kunnen zijn. Meetings slorpen enorm veel van uw tijd op en zijn lang niet altijd nodig. Vraag uzelf af of het echt nodig is om een bespreking met meerdere personen te houden om een onderwerp af te handelen. Als dat het geval is, stelt u algemene regels op om onnodige tijdverspilling te voorkomen. Heel belangrijk:

Verzoek alle deelnemers om op tijd te zijn.
Duidt een moderator aan, die de leiding neemt over de bespreking.
Zet een maximale tijd op de bijdragen (bv. 90 seconden). De spreker mag gedurende die tijd niet onderbroken worden.
Als u moet presenteren, dan vindt u hier de beste tips en tricks voor een succesvolle presentatie.

10. Doorzettingsvermogen bewijzen

Zelfmanagement en tijdsindeling zijn dan wel erg nuttig, maar als u al gewend bent aan een bepaalde werkwijze, is het heel moeilijk om die gewoonte af te leren en om te stoppen met slecht gedrag. Daarom moet u blijk geven van doorzettingsvermogen en mag u zich niet uit het veld laten slaan door tegenslagen, wanneer u zelforganisatie-methodes toepast. U zult zien dat u op lange termijn enorm profijt zult hebben van de positieve effecten.

Zelforganisatie klinkt zowel interessant als vermoeiend. Met de bovenstaande tips en tricks slaagt u erin om uw dagelijkse werkleven steeds efficiënter vorm te geven en uw tijd beter te gebruiken. Door kleine en grotere veranderingen lukt het u om orde en structuur in uw werkwijze te brengen. Dat vermindert uw stressgehalte en vergroot de kwaliteit van uw werk. En dat is uiteindelijk de bedoeling: goede prestaties leveren onder zo weinig mogelijks tijdsdruk en een zorgeloos privéleven.