Het kantoor ruimtebesparend inrichten: de beste tips en opbergmogelijkheden

Een licht kantoor met een bureau, een plank en een bank.

Gewijzigd op : 17.07.2024 08:44

Leestijd :

Elke vierkante meter kost geld. Alleen dat is al reden genoeg om uw werkplek zo ruimtebesparend mogelijk in te richten en de beschikbare ruimte optimaal te benutten. Als bedrijven groeien, dan worden de ruimtes en bureautafels op een bepaald moment wat krap. Voordat er een dure en tijdrovende verhuizing naar een nieuw kantoorgebouw voor de deur staat, moet u zich altijd eerst afvragen waar plaats beschikbaar is of zelfs niet gebruikt wordt. Er worden bovendien in tal van kasten en ruimtes veel documenten en spullen gestopt die u gewoonweg niet meer nodig heeft en ook niet bepaald bijdragen tot een proper en ordelijk kantoor. Trouwens, less is more. Bovendien bestaan er intussen tal van mogelijkheden om de beschikbare kantooroppervlakte effectief te gebruiken door flexibele werkplaatsmodellen, ook al is het aantal medewerkers gestegen. We geven u een overzicht hoe u uw werkplek op een slimme manier kunt inrichten.

Inbouwkasten met vlakke schuifdeuren

Kantoorkasten voor materiaal, documenten en belangrijke documenten nemen naast de bureautafels vaak erg veel plaats in. Hier moet u beslist kiezen voor intelligente schuifsystemen en inbouwkasten met schuifdeuren. In kleine ruimtes zijn opbergmogelijkheden met vleugeldeuren namelijk absoluut een slechte investering en zullen ze u vroeg of laat behoorlijk op de zenuwen werken.

Intelligente opbergsystemen

De mogelijkheden om uw papierstapel op te bergen moeten voldoen aan uw eisen en slim gekozen worden. Dit betekent dat het opbergsysteem bij uw werkwijze en de ruimtes moet passen. Want alleen als het organisatiesysteem voor het kantoor een echte hulp is, dan pas gebruikt u de beschikbare opbergmogelijkheid consequent.

Documenten over het algemeen ruimtebesparend opbergen

Ontwikkel een zinvolle archiefstructuur voor uw (belangrijke) documenten, die u absoluut moet bewaren. Het sorteren moet uiteraard een eigen logica volgen, wat voor u het werk gemakkelijker maakt, maar ook niet te veel ruimte inneemt. Naast de klassieke tijdschriftenhouders, zijn hangmappensystemen erg populair. Deze kunt u heel gemakkelijk in de kast of in het verrijdbare ladeblok onder de bureautafel opbergen. Ook brievenbakjes mogen in geen enkel kantoor ontbreken. Ze zorgen ervoor dat de beschikbare ruimte in de hoogte gebruikt kan worden. Door etiketten en labels bewaart u het overzicht.

Kleine en smalle ordners

Brede ordners die maar voor de helft gevuld zijn, nemen erg veel opbergruimte in. Deze ruimte zou toch beter benut kunnen worden. Gebruik liever meerdere dunne ordners, waardoor u meer kunt opbergen in uw archiefkast of archiefrek.

Sorteerstations als opbergplaats voor brieven, losse documenten en ordners

Ordners en ladeblokken zijn niet alleen ruimtebesparend, ze vormen ook de perfecte hulp bij het sorteren. De kleine rekken voor papier, brieven en ordners zijn verkrijgbaar in alle mogelijke uitvoeringen, zodat u zelfs kleine plekjes op sideboards, op de bureautafel of in hoekjes perfect kunt gebruiken. Grotere varianten die rug tegen rug staan, worden zelfs als functionele ruimteverdeler gebruikt.

Staande rekken & hangrekken

Open kasten vormen vrije wanden, hoeken en plekjes in een handomdraai om in kostbare opbergruimte. Deze bestaan in veel verschillende uitvoeringen: rekken om op te hangen, rekken op wielen, kantoorrekken, archiefrekken en nog veel meer. Bovendien kunt u met rekken uw kantoor anders indelen volgens een nieuwe structuur, wat voor open kantoren erg zinvol is. Zo slaat u twee vliegen in een klap.

Draaibare ordnerzuil

Heeft u voor uw werk veel verschillende ordners binnen handbereik nodig? Dan is een zogenaamde draaibare ordnerzuil de perfecte oplossing. Hier bergt u met verbazingwekkend minder ruimte duidelijk meer ordners op dan in gebruikelijke kasten. De zuilvormige archiefrekken nemen niet veel plaats in de breedte in, maar benutten vooral de ruimte in de hoogte. Kleinere varianten kunt u zelfs op uw bureautafel zetten. Bovendien heeft u door de verschillende draaibare etages een uitstekend overzicht over uw bewaarde documenten.

Ondiepe ordnerkast

Te diepe ordnerkasten gebruiken is een verspilling van veel ruimte. Deze opbergmogelijkheid dient namelijk voor snelhechters en ordners, die allemaal ongeveer even groot zijn. Als u uw kantoor inricht, moet u in geval van plaatsgebrek er dus vooral op letten dat uw kastsysteem deze diepte niet te veel overschrijdt.

Documenten-sorteerbord

Wie een vrije wand op kantoor heeft die niet genoeg plaats voor een kast biedt, heeft misschien wel baat van ruimtebesparende planborden of documenten-sorteerborden. Op die manier is de vrije wand niet alleen optimaal benut, maar creëert u ook een uitstekend overzicht over uw documenten en brochures. Daarom worden deze wandborden net zo graag gebruikt in werkplaatsen als in kantoorgebouwen.

Hoekbureautafel

Met behulp van hoekbureautafels kunt u zelfs in kleine kantoren duidelijk meer werkoppervlak creëren. De hoek dient als afzetvlak door deze met de reeds opgesomde opbergsystemen uit te rusten. Bovendien kunt u de werkplekken perfect opdelen met hoekbureautafels. Er ontstaat dan een persoonlijke ruimte met een gevoel van privacy, wat medewerkers weten te appreciëren, zeker in open kantoren.

De perfecte bureautafel: niet te klein en groot genoeg

Een kantoor ruimtebesparend inrichten begint al als u de bureautafel kiest. Toch moet er op het tafelblad niet alleen een computer passen. Dat u bij gebrek aan ruimte in uw kantoor moet kiezen voor een kleinere variant, is absoluut bijgeloof. Met slimme opbergsystemen, archiefrekken en kasten ontstaat er tenslotte erg veel opbergruimte rond uw bureautafel. Dit zorgt er zelfs voor dat u uw documenten en materialen in uw buurt kunt opbergen en belangrijke dingen altijd binnen handbereik heeft. Bovendien lijkt een kleine bureautafel al snel rommelig en chaotisch. Maar op de bureautafel is orde een belangrijke factor voor uw prestaties en een uitdrukking van professioneel werken.

Monitorarmen

Ook als dit in eerste instantie niet echt een grote ruimtebesparing lijkt, kunnen monitorarmen kleine wonderen op de bureautafel doen. De houder wordt heel eenvoudig aan het tafelblad bevestigd. Hierdoor kunt u een of meerdere monitoren boven uw bureautafel plaatsen, zelfs ergonomisch perfect naar u gericht. Maar niet alleen uw lichaamshouding aan de bureautafel heeft hier voordeel bij. U creëert ook heel wat extra ruimte door de monitorvoeten weg te nemen, vooral als u met meerdere monitoren werkt. U kunt ook monitorstandaarden gebruiken, waardoor er eveneens wat extra opbergruimte ontstaat.

All-in-one printers in plaats van printers en scanners

In plaats van een printer en een scanner apart op kantoor te zetten, moet u een all-in-one toestel overwegen. Deze handige all-in-one toestellen mogen intussen in geen enkel kantoor meer ontbreken.

Laptops in plaats van desktops

De klassieke computers als vaststaande desktop onder de bureautafel zijn in vele bedrijven al lang door handige laptops vervangen. Hierdoor is er veel meer plaats om documenten op te bergen, bijvoorbeeld door een verrijdbaar ladeblok. Bovendien is daardoor een home office probleemloos mogelijk. Het is allang geen geheim meer dat laptops duidelijk meer flexibiliteit bieden. Toch zijn nog niet alle bedrijven overgeschakeld naar tablets, notebooks of iets dergelijks.

Stapelbare StühleStapelbare stoelen

Vergaderzalen inrichten of pauzeruimtes uitrusten vormt vaak een uitdaging voor bedrijven. Deze ruimtes worden namelijk op de meest verschillende manieren benut en moeten afgestemd worden op het variërend aantal personen. Ze dienen bijvoorbeeld voor meetings, stafvergaderingen of bedrijfsinterne evenementen. In zulke gevallen is flexibiliteit wat betreft het meubilair noodzakelijk. Als er veel stoelen moeten zijn, dan besparen stapelstoelen enorm veel ruimte en helpen ze u om de beschikbare oppervlakte naargelang de behoefte te kunnen gebruiken.

Verlichting met tafelklem in plaats van vloerlampen

De verlichting op kantoor is erg belangrijk en gelet op de prestaties en het concentratievermogen niet te onderschatten. Vooral 's avonds is er vaak niet genoeg daglicht en moet u met verlichting op de bureautafel bijlichten. Maar staande lampen nemen vaak veel plaats in en passen niet echt bij de bureautafel. Door bureaulampen met klemvoet aan te schaffen, bespaart u het gepuzzel. Nóg meer ruimtebesparend zijn natuurlijk plafondlampen.

Whiteboards

Bent u op zoek naar andere mogelijkheden om vrije wanden op kantoor zinvol te benutten? Koop dan een whiteboard Hier kunt u nieuwe ideeën, belangrijke afspraken, doelen en motiverende vooruitgangen visualiseren.

Digitaal geheugen in plaats van papier

Minder papier gebruiken is niet alleen ecologisch, maar ook echt handig. Daarom zijn er steeds meer bedrijven die kiezen voor papierloze kantoren en die afgedrukte documenten vervangen door digitale documenten. De omschakeling is aanvankelijk misschien wel wat wennen. Maar na verloop van tijd zult u de voordelen van een digitaal geheugen zeker niet meer willen missen. Als u uw documenten bewaart op de server of in een cloud, dan heeft u deze steeds binnen handbereik, of dit nu op kantoor, thuis of bij een klant is. U zult ervan versteld staan hoeveel plaats u plotseling heeft als de stapels ordners verdwijnen.

Consequent opruimen

Puilen uw kasten uit en weet u zelfs al niet meer waar u uw ordners nog kunt zetten? Dan stellen we u één vraag: wanneer heeft u uw kantoor voor het laatst opgeruimd? Mensen hebben vaak de neiging om oude documenten te bewaren. Ze zouden tenslotte ooit nog eens gebruikt kunnen worden. Maar wat u 1 of 2 jaar niet vastgenomen heeft, zult u hoogstwaarschijnlijk ook in de toekomst niet nodig hebben. Desnoods kunt u deze documenten altijd nog in een opslagruimte opbergen. Als u hiervoor niet wilt betalen, zullen de documenten niet zo belangrijk zijn en kunnen ze weggegooid worden, nietwaar?

Opslagruimte: ruimte besparen door verplaatsing

Documenten die u voortdurend nodig heeft, moeten in de buurt van uw bureautafel liggen. Al de rest kunt u ook op andere plaatsen bewaren, ver van uw werkplek. Desnoods kunnen opslagmogelijkheden om te huren, zoals self-storages, uitkomst bieden om de opslagruimte goedkoop uit te breiden.

Functionele werkplekken

Medewerkers hebben niet altijd een eigen plekje nodig. Als een deel van het team bijvoorbeeld in een buitendienst of deeltijds werkt, dan kunnen de bureautafels ook gemeenschappelijk gebruikt en gedeeld worden. Het principe van shared desks werkt in veel bedrijven, maar is toch altijd weer het onderwerp van controversiële discussies. Om te profiteren van de voordelen, moet u deze desk sharing regels in acht nemen.

Home office

Bedrijven hebben al opgemerkt dat er veel kantooroppervlakte bespaard kan worden als medewerkers in hun home office werken. Met digitale oplossingen, virtuele meetings en deze home office tips kan iedereen profiteren van de flexibele werkomstandigheden.