Individueel kantoor: overzicht van de voor- en nadelen

Wanneer is het nuttig om een individueel kantoor te voorzien voor uw medewerkers? Enerzijds hangt de beslissing af van de uit te voeren taken, anderzijds speelt ook de persoonlijkheid van de medewerker een rol. We tonen u de voor- en nadelen van een individueel kantoor en helpen u een keuze te maken.

Individuele kantoren zijn, zoals de naam het al verklapt, ontworpen om door één medewerker in gebruik te laten nemen. In tegenstelling tot teamwork in een open kantoor bieden ze u de mogelijkheid om in een rustige omgeving ongestoord en geconcentreerd te werken. Of een individueel kantoor zinvol is, hangt af van de specifieke taken. Voorbeelden hiervan:

De beslissing of en hoeveel individuele kantoren u voor uw medewerkers wilt, hangt natuurlijk vooral af van de ruimtelijke situatie. Het kan zijn dat individuele kantoren niet voor alle medewerkers nodig zijn, maar slechts voor bepaalde functies of taken. Zoals eerder al vermeld, moeten de taken en de persoonlijke werkwijze doorslaggevend zijn.

In ieder geval bieden individuele kantoren tal van voordelen die een positief effect kunnen hebben op zowel de productiviteit als het welzijn van uw medewerkers.

Rinkelende telefoons, stemmen van de collega's, getik op het toetsenbord en voortdurend mensen die langslopen, zijn verleden tijd. In een individueel kantoor is er aanzienlijk minder afleiding. Dit versterkt de focus en innerlijke rust.

Bovendien biedt het uw medewerkers meer bewegingsvrijheid. Tussendoor opstaan, rugoefeningen doen of andere zitgelegenheden gebruiken, zoals alternatieven voor een bureaustoel, zet aan tot nadenken en zorgt voor meer productiviteit.

Uw medewerkers genieten in individuele kantoren van meer privacy, wat vooral nodig is als ze aan vertrouwelijke opdrachten werken of gevoelige gegevens behandelen. In een afgesloten ruimte kunnen ze bovendien ongestoord telefoontjes plegen met klanten of zakenpartners of persoonlijke besprekingen houden. Zo is een duidelijke en gerichte communicatie mogelijk en kunnen complexe onderwerpen zonder afleidingen besproken worden.

Bovendien biedt een individueel kantoor meer mogelijkheden om de werkdag zelfstandig te plannen. Dit betekent ook dat ze een korte pauze nemen wanneer ze dat zelf willen. Uw medewerkers kunnen ook eens achteroverleunen zonder zich bekeken te voelen door hun collega's.

Medewerkers hebben meestal de vrijheid om hun individuele kantoor naar eigen wens in te richten voor een hoger concentratievermogen. Ze kunnen zowel een focusgerichte omgeving als een fijne sfeer creëren door privévoorwerpen (familiefoto's, decoratie).

Naast een persoonlijke toets kunnen individuele kantoren ergonomisch ingericht worden. Zo kan de bureautafel bijvoorbeeld naast een venster gezet worden voor optimale lichtinval, wat in een open kantoor door de beperkingen niet altijd mogelijk is.

Uw medewerkers kunnen hun individuele kantoor naar eigen wens inrichten, maar enkele factoren als lichtbronnen, voldoende ruimte en geluidsregeling moet u toch overkoepelend bekijken.

Tip: Om al het kantoormeubilair op elkaar af te stemmen, kunt u onze kantoormeubelseries gebruiken als inspiratie.

Als veel mensen in een kleine ruimte samenwerken, dan is de kans groter om ziektes over te dragen die vaak in de lucht verspreid worden. Zeker sinds de coronapandemie is iedereen zich daar bewust van.

Medewerkers in individuele kantoren zijn door een eigen afgesloten ruimte beter beschermd tegen besmettingen. Bovendien kunnen ze hun kantoor naar eigen wens verwarmen en verluchten. Ook kunnen ze indien gewenst luchtreinigers en luchtontvochtigers gebruiken.

De sector en taken beslissen welke arbeidscultuur er is, maar ook u als werkgever richt zich op diverse voorkeuren. Individuele kantoren zijn overwegend geschikt voor een cultuur waarin zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheid een van de belangrijkste competenties zijn. Als u dus sterke individuele resultaten van uw medewerkers nodig heeft, dan kan deze kantoorvorm de optimale oplossing zijn.

Als teamwork en een sterk samenhorigheidsgevoel het succes van uw bedrijf bepalen, dan is een individueel kantoor niet de ideale oplossing. Het kan zelfs nadelig zijn voor de resultaten van uw bedrijf. Ook al staan de individuele prestaties bij u op de voorgrond, bij de inrichting moet u ook rekening houden met de mogelijke nadelen van een individueel kantoor.

Een spontaan gesprek zoals in open kantoren is beperkt mogelijk. Uw medewerkers spreken misschien enkel in dringende gevallen met elkaar. Dit kan de samenwerking in het team beïnvloeden. Daarnaast kunnen misverstanden en meningsverschillen, die normaal gezien snel uitgeklaard zijn, moeilijker op te lossen zijn en leiden tot spanningen. Creëer daarom ontmoetingspunten zoals een break-out-zone of gemakkelijk toegankelijke vergaderruimtes, die ook geschikt zijn om spontaan met elkaar te praten.

Verder kan de geremde communicatie ertoe leiden dat sociaal actieve personen zich in een individueel kantoor uitgesloten voelen. Dat kan nadelig zijn voor hun welzijn en motivatie. Regelmatig gesprekken voeren over onderwerpen buiten het werk zijn belangrijk om te stoppen met piekeren, wat iedereen wel eens overkomt. Bovendien is het voor nieuwe collega's in een individueel kantoor moeilijker om zich in bestaande teams te integreren.

Terwijl medewerkers in open kantoren spontaan samenzitten en aan projecten werken, zijn er bij individuele kantoren gerichte afspraken nodig. Uw medewerkers moeten actief naar elkaar toegaan, wat niet voor iedereen gemakkelijk is. Daarnaast beperkt deze situatie de teamdynamiek. Creatieve medewerkers hebben vaak spontane ideeën die ze intuïtief formuleren, wat moeilijker is als ze in een individueel kantoor werken.

De beslissing of en hoeveel individuele kantoren u ter beschikking stelt, is eerder een financiële overweging. Enerzijds hebben individuele kantoren meer ruimte nodig, wat hogere huurkosten met zich meebrengt. Anderzijds vereisen ze meer uitrusting dan open kantoren, omdat rekken en kasten vaak niet door meerdere medewerkers gebruikt worden.

In een individueel kantoor is het voor collega's en leidinggevenden lastiger om de lopende werkprocessen bij te houden. Het is dus moeilijker om snel in te grijpen en fouten te vermijden of snelle afspraken te maken. Ook hulp vragen kan belemmerd worden. In ieder geval zijn digitale arbeidsmanagementsystemen intussen een hulp waarmee de vooruitgang behaald wordt.

Of u aan uw medewerkers een individueel kantoor ter beschikking stelt of hen liever in een open kantoor laat werken, hangt in principe af van de specifieke vereisten van het werk. Voor taken die meer concentratie vereisen of gevoelige gegevens bevatten, is over het algemeen een individueel kantoor nodig.

Spreek op voorhand met uw medewerkers. Het is ook een kwestie van uw persoonlijke mentaliteit of een individueel kantoor de juiste oplossing is. Vooral voor extraverte medewerkers kan het zwaar en nadelig voor hun motivatie zijn als ze zich in een eigen kantoor terugtrekken. Het hoofddoel is om op de lange termijn de beste resultaten te bereiken op kantoor, wat waarschijnlijker is als de werknemers zich goed voelen.

Een mix van individuele kantoren, scheidingswanden in open kantoren en een break-out-zone kan hier de beste oplossing zijn. Moderne kantoorconcepten bieden de nodige flexibiliteit om geconcentreerd te kunnen werken én om contact te hebben met de collega's. In ieder geval zijn een geschikte ergonomische uitrusting en het gebruik ervan cruciaal om productiviteit en welzijn van uw medewerkers te bevorderen.