Zakelijke etiquette: Dit is waar u op moet letten

Een vrouw en een man zitten op twee banken in een ruim kantoor.

Gewijzigd op : 06.09.2023 12:53

Leestijd :

Tips & tricks

Als u het woord "etiquette" hoort, denkt u dan meteen aan volledig overdreven gedragsregels en een strak gedekte tafel met zilveren bestek? Wees gerust, u bent zeker niet alleen. Goede manieren zijn echter niet alleen gewenst als u tafelt, ze komen ook handig van pas bij alle mogelijke situaties in het leven – en dus ook op het werk.

Als mensen elkaar pas hebben ontmoet, kunnen er wel eens wrijvingen ontstaan. Verschillende omgangsvormen brengen een geheel eigen dynamiek met zich mee. U bent zich waarschijnlijk niet eens bewust van de eventuele blunders die u al hebt begaan of misstappen die u, zonder het te weten, maar net hebt vermeden. Dit doet u natuurlijk niet met opzet. Als het echter wel een keertje goed misgaat, kan uw carrière er wel onder lijden. Dit soort situaties kunt u zeker vermijden en wel met erg eenvoudige middelen. Voldoende geïnformeerd zijn over de kantooretiquette zal u helpen om een persoonlijk gevoel te ontwikkelen van wat een absolute no-go is binnen een professionele omgeving. Dit kan u behoeden voor nare verrassingen. Geef dus het goede voorbeeld en neem voorzorgsmaatregelen. Hier leert u alles wat u moet weten over goed gedrag in een professionele context.

De meeste mensen associëren het woord "etiquette" met strikte gedragslijnen over hoe u men zich dient te gedragen aan tafel. "Vooral niet opvallen of uzelf belachelijk maken" is het motto – ook al valt het u misschien zwaar om met een verwarrende bestekvolgorde de juiste keuze per gang te maken. De echte bedoeling achter de vele aanbevelingen over gedrag had in principe niets te maken met het opsommen van een ingewikkelde reeks gedragsregels voor passende tafelmanieren. Om meer dan 200 jaar later nog met goede manieren aan tafel te worden geassocieerd was dus zeker niet de bedoeling van ene zekere Adolph Freiherr von Knigge, toen hij in de 18e eeuw zijn etiquetteboek "Über den Umgang mit Menschen" schreef. Hij zag zichzelf als een schrijver die het volk iets wilde bijbrengen en een goede verstandhouding binnen alle sociale klassen wilde bevorderen. Met zakelijke etiquette zijn we niet zo ver verwijderd van zijn oorspronkelijke idee. Duidelijk uitgelijnde gedragsregels helpen om misverstanden en onaangename situaties op kantoor te voorkomen.

Beleefdheid als kompas voor uw gedrag

Maak er een zaak van om tegen iedereen beleefd te zijn. Als beleefd gedrag niet zomaar een vervelende noodzaak is, maar door u in praktijk wordt gezet als basis voor de omgang met anderen, dan kunt u haast niets fout doen. Houd altijd in gedachten wat andere mensen ongemakkelijk kan maken en pas uw gedrag overeenkomstig aan. Zo kunt u heel wat irritaties uit de weg gaan. Als mensen u kennen als een beleefd, hoffelijk persoon, zullen ze snel vergeven of eventuele misstappen over het hoofd zien. Goede manieren zullen uw populariteit zeker niet schaden – integendeel.

Zo begroet u iemand – in de juiste volgorde

Ladies first? Mis! Er is één belangrijke basisregel voor het begroeten van mensen op kantoor: positie komt eerst, dan het geslacht. Als u meerdere mensen tegelijk ontmoet en begroet, schud dan niet eerst de hand van de stagiaire en dan pas de hand van het afdelingshoofd. Zorg ervoor dat u oudere mensen de voorkeur geeft boven jongere, en begroet in alle andere gevallen dan pas eerst de vrouwen en dan de mannen. Met name tijdens conferenties of vergaderingen met vele deelnemers, ontmoet u veel mensen tegelijk. Neem de basisregel hier als leidraad, maar zorg ervoor dat het er natuurlijk uitziet en wring uzelf niet in allerlei bochten om u aan de juiste volgorde te houden. Er wordt niet van u verlangd dat u zich verplicht aan deze regel houdt.

Visitekaartjes – zo doet u het goed

Bij evenementen, beurzen of meeting krijgt u snel een aantal visitekaartjes in de hand gedrukt. Volg de regels door uw kaartjes te allen tijde klaar te hebben om uit te delen. Ontvangen visitekaartjes mogen echter niet automatisch in uw zak belanden zonder dat u deze even bekijkt. Vooral bij belangrijke contacten is het aangewezen om het visitekaartje even in de hand te houden, korte te bekijken en te bedanken. U hoeft ze natuurlijk niet in detail te bestuderen, maar als u dit helemaal niet doet, geeft u onbewust aan dat u eigenlijk niet geïnteresseerd bent. Als u dit wel doet, kunt u ook vaak de naam beter onthouden.

Onthoud de aanhef, namen en titels

Het kan behoorlijk lastig zijn als u de naam of de aanhef niet meer weet. Toegegeven, als u met veel mensen samenwerkt, is het niet zo gemakkelijk om alles te onthouden – zeker niet als u nieuw bent. Als het tijdens een of ander evenement wat later wordt en het er plots een beetje informeler en losser aan toe gaat, kan het nog ingewikkelder worden. Dit hoort nu eenmaal bij het werk.

Onze tip: als u nieuwe contacten legt, zeg dan een paar keer achter elkaar de naam wanneer u de hand schudt. Dit helpt u bij het onthouden van namen. Vraag ook om een visitekaartje en sla het contact op in uw mobiele telefoon na het gesprek. U kunt bijvoorbeeld een afkorting toevoegen wanneer u, naast het slecht kunnen onthouden van namen, ook moeite heeft met het onthouden van de aanhef. Het invoeren en opslaan kan al genoeg zijn om de naam te onthouden.

Omgaan met de smartphone wanneer u in gezelschap bent

Nu we het toch over smartphones hebben: voor veel mensen is het tevoorschijn toveren van hun mobiele telefoon in allerlei situaties al een onbewust automatisme geworden, wat in gezelschap wel eens de wenkbrauwen doet fronsen. Het is beter om uw aandacht te richten op de omgeving waarin u zich bevindt. Ook het demonstratief op tafel leggen van uw smartphone tijdens een zakenlunch is niet gepast en in strijd met alle vormen van beleefdheid. Als u daadwerkelijk wacht op een dringende oproep, informeer dan de persoon die u aan de lijn verwacht en vraag om begrip wanneer u even niet kunt opnemen. Om dit te doen, verlaat u echter best even de tafel en de ruimte. Op deze manier zal niemand het u kwalijk nemen.

Het fenomeen van de onmisbare laptop

Naast het vastklampen aan de smartphone, is er ook nog die andere vervelende gewoonte, die niets te zoeken heeft in de categorie etiquette. Of het nu gaat om een vergadering met een klant of een interne meeting: vaak wordt de laptop, op de voet gevolgd door de smartphone, op de tafel geschoven en onmiddellijk opengeklapt. Als u in een vergadering met anderen zit, richt dan uw aandacht op uw omgeving. Anders zou men kunnen veronderstellen dat u niet noodzakelijk aan deze meeting moet deelnemen, laat staan dat u in de toekomst nog hoeft te worden uitgenodigd. U bent immers met andere taken bezig.

Wees op tijd

Chronische Unpünktlichkeit gehört in vielen Firmen leider schon zum normalen Chronisch te laat komen komt helaas steeds vaker voor in vele bedrijven, maar moet daarom niet als vanzelfsprekend of normaal worden beschouwd. Breek met deze trend en wees een voorbeeld. De boodschap die u naar anderen stuurt door voortdurend te laat te komen, komt neer op dit: Mijn tijd is sowieso belangrijker dan de uwe. In een werkomgeving is tijd dan ook een kostbaar goed. Ga respectvol om met tijd en streef naar stiptheid. Hier is geen plaats voor uitzonderingen. Dit is niet alleen goed voor uw reputatie. Het vormt ook de fundamentele basis voor geslaagde meetings en een succesvolle vergadercultuur binnen bedrijven.

De passende look op kantoor

Niet alleen bij sollicitatiegesprekken is de outfit een veelbesproken onderwerp. Wat u draagt kan ook op kantoor veel vertellen over u als persoon. Uw kledingstijl moet daarom weloverwogen zijn en uw competentie en professionaliteit te allen tijde onderstrepen. Deze dient ook te passen bij uw positie binnen het bedrijf. Als al uw andere collega's binnen het team in een casual overhemd komen werken, moet u uw beste outfit dus alleen bij speciale gelegenheden tevoorschijn halen. Anderzijds draagt u natuurlijk ook niet zomaar wat u thuis in uw vrije tijd zou dragen. Een te diep uitgesneden blouse bij vrouwen of een tanktop voor mannen is dus niet het beste idee. U wilt tenslotte uitpakken en overtuigen met uw werkprestaties, toch?

Gasten op de juiste manier ontvangen

Maak het bezoek van uw gasten zo aangenaam mogelijk. Stuur hen vooraf alle nodige informatie, zoals parkeergelegenheid op de locatie en registratie op het bedrijfsterrein. Haal uw gasten op bij de receptie, geef ze een rondleiding door het gebouw en zorg dat ze voldoende te eten en te drinken hebben. Wees u ervan bewust dat u uw werkgever vertegenwoordigt en dat uw gedrag essentieel is voor de indruk die mensen van het bedrijf krijgen.

Blijf op gepaste afstand als u een gesprek voert

Als mensen met elkaar praten, lijken ze haast automatisch de juiste afstand tot elkaar te vinden. Onderzoek heeft aangetoond dat dit aangeleerd en cultureel geconditioneerd gedrag is. Er zijn echter ook mensen die van nature uit en zonder bijbedoelingen de neiging hebben om via aanrakingen contact te maken met hun omgeving. Dit zorgt vaak voor een ongemakkelijk gevoel bij de ander en wordt soms ervaren als te "touchy". Met aanrakingen is enige voorzichtigheid geboden. In gesprekken bewaart u dus best altijd voldoende afstand, met name als er sprake is van een professionele context. Zelfs het onbewuste aanraken van de schouders of de bovenarmen kan worden beschouwd als een ongepast gebaar. Met professionele afstand speelt u altijd op veilig.

Blijf professioneel – ook bij complimenten

U kunt goed overweg met uw collega op kantoor en merkt zijn/haar nieuwe outfit meteen als u binnenkomt? Ook al bewondert u de stijlkeuze – blijf toch voorzichtig met complimenten die gericht zijn op het uiterlijk of andere persoonlijke kwaliteiten van collega's. Het is verstandiger om uw lof en goede feedback te bewaren voor werkdoelen die werden bereikt of andere professionele prestaties. Want ook al wilde u alleen maar iets vriendelijks zeggen, het kan voor uw collega's misschien ongemakkelijk voelen om te worden aangesproken op hun voorkomen.

Laat zien wat u kunt – zonder ellebogenwerk

Het is volkomen begrijpelijk om een carrière te willen uitbouwen en ambitieus te zijn. Laat echter uw goede manieren niet vallen om kost wat kost in het middelpunt van de belangstelling te staan en te schitteren als haantje de voorste in het bijzijn van anderen. Met name als leidinggevende moet u echt het goede voorbeeld geven. Hier volgen een aantal basics: Laat anderen uitspreken en onderbreek niemand, ook al bent u het niet eens met wat er gezegd wordt. Trek zwakkere collega's mee in plaats van slecht te praten over de prestaties van anderen – hierdoor groeit u als persoon. U wordt bejubeld voor het succes van een project waarvoor niet alleen u maar ook uw collega's verantwoordelijk waren? Betrek hen actief in het lof en de erkenning voor het geleverde werk.

Kritische feedback? Doe dit constructief en onder vier ogen

Ja, het komt voor dat men zich ontzettend ergert aan collega's. Uw emoties mogen echter geen verzuring van het arbeidsklimaat teweegbrengen of uw eigen carrière schaden. Haal een aantal keren diep adem en ga professioneel om met de kwestie. Als er iets misloopt, heeft de betrokkene recht op faire feedback, die u ook best onder vier ogen meedeelt Probeer zoveel mogelijk opbouwende woorden te gebruiken.

Smalltalk kan, maar dan wel op de juiste manier

We maken om te beginnen meteen komaf met de mythe dat u met smalltalk nooit iets verkeerds kan doen. Ook bij het praten over koetjes en kalfjes kan het al eens tot een blunder komen als u zich niet aan een paar belangrijke basisregels houdt. Probeer bij smalltalk altijd voor een positieve stemming te gaan. Vermijd onderwerpen die mogelijk conflicten kunnen veroorzaken of die erg persoonlijk zijn, zoals religie of politiek. Praat over wat u bezighoudt in het nu, zoals een zakenreis, de keuze van een hotel of een bepaald seminar.

Als u goed weet hoe u een praatje moet maken, kan dit wel degelijk iets opbrengen. U breekt het ijs, u komt sympathiek over en u haalt hierdoor ook contacten aan. Eens de stilte werd doorbroken door een klein onderonsje, kunnen de zakelijke onderwerpen achteraf met wat meer luchtigheid worden besproken.

Correct gedrag bij het zakendiner

Een goed gesprek is natuurlijk een belangrijk onderdeel van een succesvol diner met klanten of leveranciers. Het zakendiner biedt een mooie gelegenheid om elkaar in een informele setting beter te leren kennen, de dag af te ronden en de zakelijke relaties te versterken. Complexere onderwerpen kunnen sowieso gemakkelijker worden besproken tijdens een gezellige avond samen. De stemming mag dan wel wat losser zijn – er blijft altijd een bepaalde, professionele grens bestaan, die niet mag worden overschreden. Kijkt u te diep in het glas, kan dit dus nare gevolgen hebben. Toon goede tafelmanieren en wees hoffelijk in de omgang met de bediening. Geef een royale fooi.

Kijk hoe het er aan toe gaat binnen het bedrijf en in de branche

U bent net gestart in het bedrijf? Neem voorbeeld aan uw collega's en stel vragen als er iets niet duidelijk is. Vooral in kleine bedrijven begroeten medewerkers elkaar vaak elke ochtend door de hand op te steken of "hoi" te zeggen. In grotere ondernemingen wordt dit soms niet in dank afgenomen. Binnen de branche zijn er vaak gevestigde gewoontes, die pas duidelijk worden als u klanten bezoekt of ontmoet op beurzen. Blijf alert en geef uzelf wat tijd om uw omgeving te leren kennen. Wees niet te trots om u te verontschuldigen als dat gepast is.

U kunt misschien al raden dat het bij zakelijke contacten in het buitenland nog een stuk ingewikkelder kan worden. Er is één duidelijke regel voor de omgang met internationale collega's, klanten en leveranciers: informeer uzelf op voorhand over de nationale gewoontes en bereid u zo goed mogelijk voor om hindernissen en irritaties te vermijden – of u nu op reis bent of buitenlandse bezoekers ontvangt. Alleen al de taalbarrières kunnen van de samenwerking een uitdaging maken, zelfs wanneer beide partijen min of meer vloeiend Engels spreken. Als dit verder wordt bemoeilijkt door het feit dat het gedrag van de ander verkeerd wordt geïnterpreteerd, is de kans op chaos onafwendbaar. Dring uw gedragsregels dus niet op aan andere culturen en respecteer manieren die u misschien vreemd zijn. Dit zal uw samenwerking enorm bevorderen. Niet voor niets bieden heel wat bedrijven hun werknemers speciale seminars aan om de culturele barrières te verkleinen.

Regels kunnen het makkelijker maken om met elkaar om te gaan en onaangename situaties voor iedereen te vermijden. Zakelijke etiquette-aanbevelingen bieden een goede leidraad, die wellicht voor de meeste bedrijven zal werken. Volg daarbij ook uw buikgevoel en ga na welk gedrag daadwerkelijk zinvol is in uw omgeving en past bij u als persoon. Blijf authentiek in uw interacties met anderen in plaats van u voortdurend zorgen te maken over de vraag of uw gedrag nu goed of fout was. Als u twijfelt, praat er dan met anderen over en schaam u niet om u te verontschuldigen als u iemand heeft beledigd zonder dat dit uw intentie was. Goede communicatie staat immers garant voor een succesvolle samenwerking – ook op kantoor.