Vergadercultuur: hoe u succesvolle meetings organiseert

Doel van een vergadering op voorhand bepalen

Het doel van een vergadering staat centraal in motivatie van een bespreking. Daaruit kunnen allerhande andere punten worden afgeleid, zoals de vergaderstructuur, die nuttig is voor een aangename en efficiënte vergadercultuur.


• Verschillende doelen van vergaderingen: de vraag is steeds om welke reden eigenlijk een meeting wordt gehouden. Dat is immers de basis om de voorbereidingen te treffen en het verloop te bepalen. Met elkaar afspreken kan bijvoorbeeld een puur informeel karakter hebben, onder andere wanneer een leidinggevende zijn team informeert over nieuwigheden. Bij andere gelegenheden moeten beslissingen worden genomen of worden presentaties gehouden, die voorbereiding vragen van de individuele deelnemers.


• Baken duidelijk uw doel af: nauw verbonden daarmee is ook de doelstelling die gedurende de meeting moet worden gehaald. In de uitnodiging van de bespreking moet het beoogde doel al duidelijk geformuleerd zijn, zodat die in de vergadering zelf als wegwijzer kan dienen.
  
• Wees concreet over uw verwachtingen: als de deelnemers zich inhoudelijk moeten voorbereiden of als er tegen de meeting iets dient te worden uitgewerkt, dan moet dat op voorhand duidelijk zijn. Probeer daarbij de gebruikelijke lege woorden als 'update' of 'review' te vermijden en zo concreet mogelijk te blijven. Hoe scherper uw formulering, des te groter is de kans dat iedereen weet waarover het gaat en dat er tijdens de vergadering sneller kan worden gewerkt.

Agenda en vergaderstructuur uitwerken

Tijdmanagement: ritme en duur van besprekingen

Tijdmanagement is een belangrijk onderwerp, want meetings kunnen veel tijd opslorpen op kantoor. Als iedereen in het bedrijf een overvolle agenda heeft, de meetings al verschoven worden naar de middagpauze en er altijd wel een collega te laat komt, dan is dat niet alleen irritant en stresserend voor de hele groep, maar ook nog eens slecht voor het bedrijf. Deze punten kunnen daarbij helpen:


• De uitnodiging altijd met reminders verzenden: helpt heel goed wanneer collega's, weliswaar per ongeluk, vaak een meeting vergeten. Dat kan immers snel gebeuren, als u veel werk heeft. Het pop-upvenster kunnen mensen bijna niet missen en informeert ook via smartphone over de aankomende meeting.


• Meetings stipt beginnen en afronden klinkt nu misschien wel erg banaal, maar voor velen is het een belangrijk punt. Vergaderingen lopen vaak uit in bedrijven. Dat kan enerzijds met de bedrijfscultuur te maken hebben, maar eigenlijk is het een slechte gewoonte die er snel in sluipt en die voor nieuwe collega's snel als normaliteit beschouwd wordt. Een vergadering op tijd beginnen en afronden geeft alle aanwezigen echter het gevoel dat hun tijd waardevol is en dat er aan beide kanten respectvol wordt omgegaan met dat kostbare goed. Anderzijds lopen vergaderingen vooral uit als de doelstelling vaag was, er op voorhand geen goede structuur werd aangebracht of de agenda niet werd gerespecteerd. Uiteraard kunnen in een meeting ook punten opduiken waar op voorhand niet aan gedacht is of die pas in de loop van het gesprek relevant blijken te zijn. Des te beter als dat gebeurt, want daar zijn meetings ook voor. Toch komt u bij twijfel liever een keer extra samen in plaats van de meeting eindeloos te rekken.


• Tijdwaarnemer aanduiden: zeker bij langere meetings is het een goed idee om in de groep een tijdwaarnemer te kiezen, die op de klok let. Als u net in een discussie verdiept bent, is het soms moeilijk om zelf de ingeplande tijd te respecteren. 5 of 10 minuten voor het einde of de pauze kan erop gewezen worden dat het gesprek bijna onderbroken zal worden. Zo heeft u de mogelijkheid om tot een zinvolle conclusie te komen of een overzicht te geven. In grotere groepen kan ook de moderator deze rol op zich nemen. Die is dan niet alleen verantwoordelijk voor het sturen van het gesprek, maar ook voor het respecteren van het tijdschema. Maar daarover later meer.


• Nadenken over de duur van de meeting: hoe bepaalt u dan het beste de duur van een vergadering? Als u een agenda heeft, denk dan na over de tijd die u ongeveer voor elk punt nodig heeft. Plan ook een tijdsbuffer in en zorg bij langere meetings ook voor pauzes. Als u dat allemaal optelt, zit u aan de totale duur. In vele bedrijven duren vergaderingen vaak standaard 30 minuten of een uur, om welk onderwerp het ook gaat of hoeveel collega's er ook deelnemen. Een standaard duur is vooral de gewoonte bij periodieke besprekingen. Voor elke bijeenkomst moet de duur echter gefundeerd en doordacht zijn.


• Frequentie van periodieke vergaderingen in vraag stellen: niet alleen de duur, maar ook de frequentie van periodieke vergaderingen moet regelmatig in vraag gesteld worden. Wij mensen zijn gewoontedieren, maar wanneer bijvoorbeeld de omstandigheden zijn gewijzigd, moet misschien ook nu en dan de frequentie van de bijbehorende gesprekken worden aangepast. Zo kan het voor een nieuwe werknemer zinvol zijn om regelmatig met een collega of een meerdere samen te zitten en om, naarmate het werk meer een routine wordt, de afstand tussen de vergaderingen te vergroten. Stel uzelf dus altijd open voor verandering. Het kan nuttig zijn om andere deelnemers te betrekken bij de beslissing over de frequentie.

Deelnemersgroep vastleggen

Denk eraan dat een vergadering voor het bedrijf een dure aangelegenheid is. Hoe meer mensen eraan deelnemen, des te meer ressources er naar de bespreking stromen. Daarom moet u steeds proberen het doel van de vergadering zo efficiënt mogelijk te bereiken.


• Deelnemersgroep bepalen op basis van het doel: de rol is cruciaal. Wie aan de vergadering moet deelnemen en belangrijk is voor het succes van de bespreking, valt doorgaans af te leiden uit de doelstelling. Bij een teamvergadering waarin een wederzijdse update wordt gegeven of samen beslissingen worden genomen, moet bijvoorbeeld iedereen van de afdeling aanwezig zijn.


• De medewerkers laten kiezen of ze aan de vergadering deelnemen: besprekingen mogen nooit als een vervelende plicht aanvoelen. U moet ervan uitgaan dat gemotiveerde en betrokken werknemers uit zichzelf interesse tonen om een vergadering bij te wonen, als het onderwerp met hun werk te maken heeft. Afhankelijk van iemands waardebeleving en de bedrijfscultuur kunnen de meningen over dit punt echter verschillen.


• Optionele deelnames vastleggen: dit kan een mogelijk zijn om de medewerker of collega in kwestie in de uitnodiging te tonen dat die over meer beslissingsvrijheid beschikt. Soms volstaat het bijvoorbeeld dat een collega van de afdeling overlegt met de andere collega's en dan de kwesties en meningen van de anderen vertegenwoordigd. Als de bedrijfscultuur altijd toelaat dat de werknemers zelf mogen kiezen of ze deelnemen aan de vergadering, is dit punt waarschijnlijk minder relevant.

Bevestigingen en afmeldingen: zo garandeert u de deelnames

De deelnemers van een bespreking selecteren is één ding. Of die ook effectief kunnen en willen komen, is vaak een andere vraag. Zeker bij gewichtige besprekingen is het aangeraden om de mensen die het belangrijkste zijn voor het halen van de doelstelling, vooraf te contacteren om te bevestigen dat ze kunnen deelnemen.


• Geef genoeg voorbereidingstijd: soms is het onvermijdbaar om een vergadering pas kort op voorhand te plannen. Dat hoort echter een uitzondering te blijven. Het vormt immers een hinderpaal voor gestructureerd werken. Stel uw collega's zo vroeg mogelijk op de hoogte van vergaderingen die langer van tevoren kunnen worden gepland, zelfs wanneer u nog niet alle voorbereidingen voor de bespreking heeft getroffen.


• Omgaan met afmeldingen: als een medewerker zich afmeldt, heeft dat doorgaans een gegronde reden. Ofwel is hij niet beschikbaar, ofwel ziet hij de noodzaak van zijn deelname niet in. Soms kunt u met een telefoontje de reden van de afmelding bespreken of, indien de deelnemer essentieel is om het doel te bereiken, een ander tijdstip overeenkomen. Als u het gevoel heeft dat er belangrijke personen ontbreken op de vergadering, dan is het vaak beter om de bijeenkomst te verschuiven of in te korten.
• Als een collega ondanks zijn bevestiging niet opduikt: een meeting vergeten of door een belangrijke meeting die er plots is tussengekomen er in alle haast niet aan denken om zich af te melden, is weliswaar niet ideaal, maar kan nu eenmaal gebeuren door de stress op kantoor. Het mag echter geen gewoonte worden, want als uw meeting goed voorbereid is en de deelnemerskring dus ook weloverwogen geselecteerd is, dan had die persoon normaal een belangrijke rol in de bespreking. Het is belangrijk om deze persoon daarop aan te spreken. Zo geeft u namelijk het teken dat zijn gedrag een impact naar buiten toe heeft.

Tijdens de vergadering zelf: modereren, structureren en notuleren

U kunt nog zo goed voorbereid zijn, toch loopt het in de praktijk soms mis. Hoe meer mensen rond de tafel zitten, des te complexer zal de vergadering worden. Des te belangrijker wordt het dan om tijdens de bespreking goed te modereren en de structuur erin te houden.


• Rol van de moderator: goed modereren is een belangrijke voorwaarde voor een succesvolle vergadercultuur. De moderator is namelijk de leider gedurende de meeting. Hij overloopt de aparte punten en structureert de hele bespreking. Die rol is essentieel, omdat hij het gesprek stimuleert en daarbij altijd het doel voor ogen houdt. Bovendien zorgt hij voor de actieve participatie van stillere deelnemers en vermijdt hij langdradige uiteenzettingen en discussies die van het doel afwijken. Respect en onpartijdigheid staan centraal in de houding van de moderator.


• Maak de juiste keuze: collega's of leidinggevenden zijn niet altijd in staat om naast hun eigen rol ook te modereren. Als er zich belangenconflicten voordoen, kan het doel van de vergadering snel in het gedrang komen en de stemming tijdens de bespreking verhit geraken. In dat geval is het zinvol om externe ondersteuning te zoeken.


• Nauwkeurige uitvoering van de agenda: tijdens de inleiding vermeldt de moderator de doelstelling, stelt hij kort de deelnemers voor en somt hij de belangrijkste punten van de agenda op. Bovendien moet hij ervoor zorgen dat bij het begin afspraken worden gemaakt over het opstellen van de notulen. Bovendien kan er een vergaderetiquette afgesproken worden, zodat de aanwezigen weten onder welke voorwaarden er wordt samengewerkt. Laptop dicht en smartphone opgeborgen zijn gebruikelijke afspraken. Dan is het tijd om aan de slag te gaan. Tot slot, dat meestal enkele minuten in beslag neemt, worden de resultaten en afspraken samengevat.


• Notulen als zinvolle tool: notulen opstellen is weliswaar niet de aangenaamste taak, maar het heeft wel een belangrijk nut. Zeker bij langere en strategisch belangrijke vergaderingen kunnen de belangrijkste punten over resultaten, de taakverdeling en deadlines worden opgeschreven. Op elk verslag moet nog andere informatie staan, zoals de deelnemers, het tijdstip, de plaats, het nut en de doelstelling van de vergadering. De deelnemers krijgen nadien een exemplaar van het verslag, zodat iedereen over dezelfde informatie beschikt.


• Deelnemers zien als consumenten van de bespreking: alle aanwezigen hebben tijd uitgetrokken om zich bezig te houden met het onderwerp van de vergadering. Houd rekening met de mening van de deelnemers en vraag na afloop om feedback. Ook een korte slotronde kan helpen om de mening van de deelnemers te peilen.