Vergaderzaal inrichten: waarop moet u letten bij de uitrusting?

• Conclusie In meetings komen verschillende personen samen om strategisch belangrijke discussies te voeren, elkaar op de hoogte te brengen en beslissingen te nemen in plenaire vergaderingen. Niet alleen neemt elke bespreking een bepaalde hoeveel werktijd in beslag en kost het bedrijf geld, de vergaderzaal is dé plaats in bedrijven waar belangrijke en toekomstgerichte zaken gebeuren. Een perfect uitgeruste en mooie vergaderzaal is het hart van elk bedrijf. Chic design in combinatie met een hoogtechnische functionaliteit spelen bij de inrichting een grote rol. Zowel een aangename werksfeer als een multimediale uitrusting vormen namelijk de basis voor succesvolle zakelijke gesprekken en interne meetings. Toch voldoet de inrichting van deze ruimte vaak niet aan het doel en de relevantie. De technische uitrusting ontbreekt, de ruimte is meestal niet zo uitnodigend en de akoestiek en de verlichting laten te wensen over.

Daarom moet er goed nagedacht worden over de keuze en uitrusting van de vergaderzaal. Niet elke ruimte in het bedrijf is hiervoor geschikt. Stel u op voorhand de onderstaande vragen af om snel te kunnen inschatten of de gekozen ruimte geschikt is als vergaderzaal of besprekingsruimte:

• Wat is er al voorzien in de ruimte?
• Is de ruimte barrièrevrij bereikbaar?
• Heeft de ruimte de juiste grootte?
• Zijn er stopcontacten en netwerkaansluitingen beschikbaar?
• Is de verlichting goed?
• Is de akoestiek goed? Is de ruimte rustig gelegen?
• Ligt de ruimte in de buurt van de toiletten?

Aan de hand van deze vragen kunt u al snel de zwakke punten van de ruimte zien. Kunt u op al deze vragen duidelijk 'ja' antwoorden? Dan heeft u de perfecte vergaderzaal voor uw bedrijf gevonden en kunt u beginnen te overleggen over de inrichting.

Wij geven u praktische tips hoe u uw besprekingsruimte kunt vormgeven en tegelijkertijd het concentratievermogen kunt ondersteunen, de creativiteit stimuleren en de werksfeer verbeteren.

De 7 belangrijkste tips voor de ideale vergaderruimte

Bij de keuze van noodzakelijke elementen voor elke meetingruimte moet u er rekening mee houden wat er in die ruimte precies moet gebeuren. Worden hier regelmatig videoconferenties gehouden? Of komt er een grote groep personen in de ruimte samen? Vereist de ruimte een hoge mate privacy omdat hier gevoelige onderwerpen besproken worden? Wordt de ruimte vooral voor opleidingen en presentaties gebruikt? Bij de inrichting moet u uiteraard rekening houden met al deze vragen. Als u zich afvraagt hoe u uw vergaderzaal kunt vormgeven, vindt u hieronder wat inspiratie.

Niet te licht, niet te donker en een juiste lichtkleur: dat moet een goede besprekingsruimte hebben. Anders kunnen de ogen van de aanwezigen al snel zwaar worden en gaat de concentratie verloren. Vermoeidheidsverschijnselen zijn bij meetings niet zeldzaam en dat ligt vaak niet aan de te bespreken onderwerpen, maar meer aan het licht. De verlichting heeft tenslotte invloed op het bioritme. Vooral als de vergaderingen langer duren of als deze in een opleidingslokaal doorgaan, mag u de verlichting niet vergeten. In het beste geval heeft de ruimte vensters en jaloezieën om het donker te maken, zodat niemand door de zon verblind wordt. In kleine ruimtes kunnen daglichtlampen zorgen voor natuurlijk licht. LED-plafondlampen en hanglampen zijn uitstekend geschikt voor grotere ruimtes. Wilt u nog meer over de perfecte verlichting tijdens het werken weten? Lees dan ons artikel over het onderwerp verlichting op kantoor eens.

In ruimtes voor meetings mag een hoogwaardige vergadertafel uiteraard niet ontbreken. Ze moet uitnodigen om te gaan zitten, genoeg zitplaatsen bieden, maar de ruimte ook niet te vol zetten. De juiste tafel kiezen is erg belangrijk, zeker als u hier klanten of businesspartners ontvangt. Daarom moet u rekening houden met de volgende puntjes:

De juiste afmetingen

Een passende vergadertafel kopen doet u op basis van de grootte van de ruimte en van het maximaal aantal deelnemers.
Rechthoekige of bootvormige tafels zijn perfect geschikt voor in lange en smalle ruimtes, terwijl ronde en ovale vergadertafels een betere keuze zijn voor kleinere ruimtes. In ieder geval is het belangrijk dat alle deelnemers tijdens een meeting oogcontact met elkaar kunnen hebben. Voor nog meer flexibiliteit zijn de trapeziumvormige tafels ideaal. De tafelelementen kunnen naar wens op verschillende manieren geplaatst worden en in een handomdraai gecombineerd en uitgebreid worden. Hou er altijd rekening mee dat de grootte van de tafel beslist hoeveel personen er aan een vergadering kunnen deelnemen. Voor iedere persoon moet er genoeg plaats zijn om zijn laptop, documenten en drank te zetten.

De juiste look

Stijlvol, elegant, klassiek en tijdloos? Een vergadertafel kan zonder problemen het hele bedrijf en diens corporate identity representeren. De vergadertafel moet de kwaliteit van uw producten, uw ernst en het succes van uw bedrijf onderstrepen. De tafel wordt namelijk in het midden van de ruimte geplaatst en heeft dus als blikvanger meestal een representatieve functie. Heet uw klanten hier welkom of doe met uw businesspartners in deze ruimte onderhandelingen als u veel belang hecht aan erg hoogwaardig meubilair.

Het geschikte materiaal

Als u een conferentietafel aankoopt, let er dan op dat de materialen hoogwaardig verwerkt zijn, maar ook gemakkelijk in onderhoud zijn. Hout en metaal zijn geschikte materialen. Zo zijn vergadertafels niet enkel resistent, maar ook erg onderhoudsarm. Om indruk te maken op uw zakenpartners met bijzondere professionaliteit en ernst, zijn tafels met een subtiele kleur geschikt. Hoogglanzende of glazen oppervlakken kunnen het concentratievermogen beïnvloeden, omdat de weerkaatsing van het licht verblindend kan zijn. Bovendien ziet een glazen tafel er al snel onaantrekkelijk uit, omdat vingerafdrukken of vlekken onmiddellijk opvallen.

Wat voor de vergadertafel geldt, is bij de vergaderstoelen niet anders: er zijn enkele dingen waarmee u rekening moet houden en de look is absoluut niet het belangrijkste. Zo moeten de vierpotige stoelen in elk geval een optimale en comfortabele zithouding garanderen en rekening houden met gezondheidsaspecten.

Het ergonomische aspect

Ergonomie is voor elke stoel op kantoor een belangrijke vereiste. Daarbij moeten vierpotige vergaderstoelen de rug ondersteunen en aangenaam zitten. Een goede vulling, ergonomisch gevormde rugleuning en idealiter verstelbaar: let op deze eigenschappen als u stoelen aankoopt voor uw vergaderruimte. Lees nu nog meer over het onderwerp ergonomische inrichting van de werkplek.

De juiste look

Als u in uw vergaderruimte altijd belangrijke personen moet ontvangen, dan is het design des te crucialer. Naast de comfortabele en ergonomische pasvorm moeten uw vergaderstoelen niet alleen een streling voor de rug, maar ook voor het oog zijn. Naargelang uw smaak kan bekleding van leer of hoogwaardige stoffen of een frame van chroom een groot verschil maken.

De functionaliteit

Als uw vergaderzaal voor veel personen bedoeld is, dan kunnen stapelstoelen de juiste keuze zijn. Deze zijn erg ruimtebesparend en in het beste geval ook nog comfortabel.

Trouwens, modulaire tafelsystemen en complete sets met vergadertafel en stoelen bieden individuele oplossingen voor een perfect gebruik van de ruimte. Bovendien passen hier de tafel en stoelen perfect samen.

Als u de juiste ruimte voor vergaderingen kiest, let dan vooral op de ambiance. Als een ruimte in het bedrijf leeg staat, dan wil dit nog niet zeggen dat hij geschikt is als vergaderruimte. We geven toe, voor korte en rustige gesprekken is vaak een statafel in de kantine of gang al voldoende. Ook kleinere besprekingsruimtes zonder daglicht kunnen gebruikt worden voor korte meetings. Als u echter externe bezoekers ontvangt, langere besprekingen met een grote groep houdt of creatieve processen wilt opstarten, dan moet u de ruimte bewust kiezen volgens bepaalde criteria. Voldoende daglicht, een aangename grootte en rust zijn belangrijke factoren. Zo creëert u de perfecte basis voor constructieve gesprekken, meer concentratie en een goede sfeer.

Net zoals bij de inrichting van het meubilair: minder is meer. Bij voorkeur laat u zich door een expert adviseren om met de juiste kleuren en materialen, zowel van de vloer als van de wanden, te zorgen voor een optimale werksfeer. Stem deze in ieder geval ook af op uw kantoormeubilair.

Elk bedrijf heeft verschillende eisen voor de uitrusting van een vergaderzaal. Zo heeft ook elke medewerk(st)er verschillende werkstijlen. Als er in uw bedrijf meer hybride vergaderingen plaatsvinden, dan is het absoluut noodzakelijk om de vergaderzaal ook technisch uit te rusten. Tegenwoordig zijn vergaderruimtes met allerlei technologieën en accessoires uitgerust, die het mogelijk maken om in een netwerk te werken en optimaal te werken. De volgende uitrusting is intussen standaard, maar is weer gebaseerd op het doel dat de ruimte moet vervullen:

Technische uitrusting voor videoconferencing

Van de webcam en speakerphones tot de vast te installeren conferentiesystemen voor kleinere en grotere groepen, er bestaan allerlei oplossingen.

Digitale hulpmiddelen voor presentaties

Een beamer (bijvoorbeeld aan het plafond), een projectiescherm of of zakelijke monitoren mogen in geen enkele vergaderzaal ontbreken.
Ander klassieke presentatiemiddelen als whiteboards, flipcharts en voldoende presentatie-accessoires moeten eveneens ter beschikking staan.

Stroom- en internetaansluiting in de vergaderzaal

De stroom- en internetaansluiting garandeert dat u storingsvrij kunt werken. Bij de technische uitrusting en inrichting van uw vergaderzaal is een veilige bekabeling noodzakelijk. Als de ruimte niet beschikt over stopcontacten in de vloer, dan kunt u kabelbruggen of kabelslangen gebruiken om struikelgevaar te vermijden. Lees hier meer over het onderwerp kabelmanagement.

Denk erover na hoe u in kleinere ruimtes de plaats optimaal en doelgericht kunt gebruiken, zonder af te doen aan ergonomie. Hier zijn voornamelijk ronde tafels en lichte stoelen geschikt, zoals sledestoelen of hoge statafels. Als er te weinig daglicht is, dan moet u met de juiste verlichting zorgen voor passende lichtomstandigheden. Maak bij kleine ruimtes ook geen compromissen wat betreft de technische uitrusting.

Conclusie: vergaderzaal optimaal inrichten? Aan de slag!

Ook al verschilt de vergadercultuur in bedrijven sterk, het aantal besprekingen neemt in bijna elk bedrijf toe. Daarom is een doordachte uitrusting en inrichting van een meetingruimte absoluut noodzakelijk, onafhankelijk van de grootte of branche van het bedrijf. Geef dit de juiste prioriteit en maak daardoor impact op de resultaten die in vergaderingen tot stand komen. Lees nu verder wat belangrijk is voor het succes van virtuele meetings.

Wij bij Schäfer Shop bieden u totaaloplossingen aan wat betreft uitrusting voor uw vergaderzalen of besprekingsruimtes. Heeft u ondersteuning of speciale oplossingen nodig voor de planning van uw vergaderzaal? Onze architecten en ruimteplanners vervullen uw wensen en staan u met raad en daad bij! Meer informatie vindt u hier.

Dit interesseert u waarschijnlijk ook