Hangmappensystemen

Hangmappensystemen vormen misschien wel de beste archiverings- en beheersinstrumenten voor documenten hetzij op kantoor, in het bedrijf of thuis. Met hangmappensystemen kunnen in kleine ruimtes grote aantallen dossiers overzichtelijk en tijdbesparend worden gesorteerd. Hierdoor kunnen de benodigde documenten snel en eenvoudig worden gepakt. Zo bieden hangmappensystemen voor personeelsdossiers op kantoor een goede mogelijkheid om belangrijke documenten gestructureerd te archiveren en te beheren. Rondslingerende bladen behoren hiermee tot het verleden.

Hoe werkt een hangmappensysteem?

Hangmappensystemen, bijvoorbeeld van LEITZ of ELBA, zijn er in 3 verschillende varianten: Hangsnelhechters, hangmappen en hangmappen die zijdelings zijn verstevigd. Alle hangmappensystemen hebben met elkaar gemeen dat ze zijn ontwikkeld voor het archiveren van dossiers en dat ze hangend worden bewaard. Hangsnelhechters zijn aan de onderkant open en de bladen worden via een hechtstrook vastgeklemd. Dit voorkomt het uitvallen van losse bladen, maar een vereiste is wel dat alle bladen worden geperforeerd. Hangmappen zijn aan de bovenkant open, waardoor bladen er gewoon los ingelegd kunnen worden. Zijdelings verstevigde hangmappen zijn net zo opgebouwd als hangmappen. Om het uitvallen van losse bladen te voorkomen bezitten ze echter een linnen tussenstuk (ook wel soufflet genoemd), die de zijdelingse verbinding vormt tussen de beide omslagen van de ordner en zo uw documenten bij elkaar houdt zonder gebruik te maken van hechtstroken of perforatie.

Hangmappensysteem of ordners?

Het veilige opbergen van uw documenten is minstens net zo belangrijk als het beheer zelf. Wanneer een papier per abuis in het verkeerde vak of op de vloer belandt, kan dit catastrofale gevolgen hebben. Daarom bieden hangmappensystemen een optimale mogelijkheid voor het geordend bewaren van belangrijke documenten. Anders dan bij ordners bieden hangmappensystemen ook voor kleine aantallen documenten een overzichtelijke en ruimtebesparende archiveringsmogelijkheid. Zo kunnen documenten in hangmappensystemen zowel langdurig in het magazijn worden gebruikt, maar ook voor dagelijks gebruik op kantoor dienen.

Voor- en nadelen van hangmappensystemen

Wij bevinden ons in het digitale tijdperk, waarom dan nog kiezen voor hangmappensystemen en afdrukken op papier? Hangmappensystemen zijn duurzaam, absoluut betrouwbaar en in de waarste zin van het woord grijpbaar. Een computer daarentegen kan crashen of door een systeemstoring de toegang tot de dringend benodigde gegevens weigeren. In een hangmappensysteem zijn deze documenten gegarandeerd altijd beschikbaar. Met name voor personeelsdossiers zijn hangmappensystemen erg geliefd omdat ze een snel overzicht van de originele documenten bieden.

Bijpassende accessoires voor hangmappensystemen kopen

Om voor de optimale organisatie van uw hangmappensystemen te zorgen, ontvangt u bij ons ook de bijbehorende accessoires, bijvoorbeeld hangmappenboxen of een hangmappenframe. Deze kunnen ruimtebesparend op kantoor, in het archief of in het magazijn worden opgeborgen waardoor u altijd het overzicht behoudt. Ook tabstroken en organisatiestroken zijn zinvolle hulpmiddelen voor de dagelijkse kantoorwerkzaamheden. Zij zorgen ervoor dat alle documenten in één oogopslag te vinden zijn en dat ze individueel kunnen worden beschreven.

U heeft meer ruimte nodig voor uw hangmappensystemen?

Voor grote aantallen documenten heeft u de mogelijkheid de mappen in archiefkasten onder te brengen. Ze zijn speciaal ontwikkeld voor het bewaren van hangmappensystemen. Door de schuifvakken kan men snel bij de benodigde gegevens komen en er kan een eigen overzichtelijke archiveringsstructuur worden opgebouwd. Voor bijzonder gevoelige gegevens zijn afsluitbare kasten geschikt. Zo zijn uw documenten veilig beschermd tegen toegang door onbevoegden.